Возврат подотчетных сумм с бизнес-счета руководителя

Руководитель организации вернул неиспользованные подотчетные суммы со своего бизнес-счета. Какие риски?

Налоговая может расценить такое поступление как налогооблагаемый доход и доначислять налог на прибыль или налог по упрощенке.

Что следует предпринять организации чтобы обосновать, что деньги, поступившие от директора — это возврат неиспользованных подотчетных сумм.

Директор перечислил остаток неиспользованных подотчетных сумм на расчетный счет организации со своего бизнес счета, который открыл на свое ИП.

С организацией ИП директора не заключало никаких договоров, и в целом никак фактически не взаимодействовало. Каким образом и возможно ли вообще отразить это перечисление как возврат подотчетных сумм от сотрудника?

Расчетный счет ИП открывается для ведения бизнеса. Однако деньги со счета могут использоваться и в личных целях (ст. 24 ГК).

При перечислении денег со счета предпринимателя на счет организации эти средства могут быть расценены проверяющими как доход компании. Чтобы такого не случилось компании следует заранее документально зафиксировать подотчетный характер сумм. В первую очередь это грамотное указание назначения платежа. Его можно записать в свободной форме, но оно должно четко зафиксировать характер перевода. Например, «возврат неиспользованных подотчетных сумм от Иванова И.И.» и т.п. Если директор при отправке денег не указал назначение платежа либо записал его не полностью, нужно от его имени отправить в банк письмо об уточнении назначения платежа.

Кроме того, обосновать перевод со счета ИП можно составив служебную записку. Руководитель собственноручно пишет ее на имя бухгалтера, ведущего учет подотчетных денег. В записке надо указать, что поступление средств со счета предпринимателя — это возврат неизрасходованных подотчетных денег от директора. При условии, что руководитель вернул подотчетные суммы в срок, предусмотренный регламентом организации о выдаче денег в подотчет (приказом, распоряжением, заявлением на выдачу и т.д.), это будет аргументом в пользу того, что поступившие деньги не являются доходам компании и не должны облагаться налогами. Во избежание споров с ФНС, лучше закрепить во внутренних документах, что подотчетники могут возвращать неизрасходованную сумму на расчетный счет организации.

При возврате денег со счета ИП и должном документальном обосновании этой операции, проводки делаются такие же, как если бы деньги поступили с личного счета директора.