Внутренний кадровый аудит
Как правило, многие работодатели (руководители компаний, собственники бизнеса, учредители) хотели бы знать состояние ведения дел в кадровой службе. В таком случае услуга по проведению кадрового аудита будет для них очень необходимой, для выявления рисков по неправильному применению норм действующего трудового законодательства и избежание претензий со стороны контролирующих органов.
Услуга по оказанию кадрового аудита на законодательном уровне ни где не закреплена, в отличие от оказания услуг по проведению аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности. Следовательно, возникает вопрос: а что включает в себя проведение кадрового аудита?
Кадровый аудит — это рассмотрение на правильность составления и применения внутренних локально — нормативных актов и кадровых документов, их соответствия действующему трудовому законодательству, ведения делопроизводства, выявления и своевременного устранения неправильно применяемых норм трудового права в деятельности Компании.
Целью проведения, является своевременное устранение нарушения норм действующего трудового законодательства, минимизация и устранение всех возможных рисков у работодателя, в случае проверки контролирующими органами, своевременного предупреждения работодателя о возможных нарушениях трудовых прав работников Компании.
Как правило, кадровый аудит проводится в следующих случаях:
- увольнения работника, выполнявшего функции кадрового работника, или его перевода на другую должность;
- смене руководителя компании;
- при обращении сотрудника в государственную трудовую инспекцию при нарушении его трудовых прав (увольнении с работы, невыплате различных денежных средств и компенсаций за его трудовую деятельность);
- предъявления контролирующими органами предписания по устранению нарушений;
- вынесения предписания по устранению нарушений при увольнении сотрудника – несвоевременной выплаты ему заработной платы, компенсационных выплат, премий;
- насколько изменились нормы трудового законодательства по сравнению с предыдущими периодами.
Как правило, контролирующие органы в начале года на своих сайтах вывешивают планы проверок на предстоящий год. Поэтому рекомендуем периодически заходить на их сайты, что даст Вам возможность заблаговременно подготовится к таким проверкам. Поэтому, кадровый аудит следует проводить, не дожидаясь прихода к Вам сотрудников контролирующих органов.
Кадровый аудит — для чего он нужен?
При проведении выборочного кадрового аудита рассматриваются следующие вопросы:
- Документы по отдельным сотрудникам, наличие трудового договора, личных карточек Т-2, издания различных приказов по данным сотрудникам, наличия графика отпусков, проверки трудовых книжек и вкладышей к ним у данных сотрудников;
- Отдельные участки кадрового делопроизводства, наличия внутренних локально – нормативных актов — коллективный договор, положение о материальном стимулировании, положение о разъездном характере работы, положение о командировках;
- Отдельные вопросы ведения кадровой работы с применением выборки документов по некоторым вопросам деятельности кадрового отдела.
Как правило, кадровый аудит проводиться за последние три года работы Компании, так как контролирующие органы, в том числе государственная трудовая инспекция проводят проверки именно за эти периоды. Государственная трудовая инспекция может проверить компанию и по заявлению сотрудника компании о нарушении его трудовых прав работодателем.
Самый приемлемый срок проведения полного кадрового аудита составляет от 7 до 14 рабочих дней; выборочного – от 5 до 7 рабочих дней, включая время составления отчета по проверке и обсуждения его с лицами (собственниками бизнеса, учредителями, руководителем), заказавшими проверку кадровой службы.
При этом особо следует обратить внимание на оформление документов по личным делам каждого работника, по которым впоследствии Компания может быть привлечена к административной ответственности. Участившиеся проверки Компаний специалистами различных контролирующих органов, в том числе сотрудников государственной трудовой инспекции, введения значительных наказаний и штрафов за нарушение трудовых прав работников, говорит об актуальности проведения кадрового аудита.
При обсуждении результатов работы по проведенному кадровому аудиту и выявления ошибок, в первую очередь следует понять:
- в результате каких действий кадрового работника они возникли, и был ли при этом умысел в их совершении данным работником;
- своевременно направлялся на учебу, повышение квалификации работник кадровой службы;
- какие будут последствия со стороны контролирующих органов, в результате неправильного применения и толкования норм трудового законодательства;
- что следует предпринять для дальнейшего недопущения и исправления неправильного применения норм трудового права.
Следует так же принять во внимание, такой аспект, как контроль за действиями работника кадровой службы со стороны руководства компании. В какие сроки, за какой период, кем и когда в последний раз проводился кадровый аудит.
Как правило, проведение кадрового аудита доверяют проводить практикующим специалистам, специализирующимся на трудовом законодательстве (юристы) и имеющим опыт прохождения проверок контролирующими органами. В случае создания в Компании системы внутреннего контроля по проведению кадрового аудита следует разработать приказы, положения и иные локальные нормативные акты по проведению данной работы.
Проведение кадрового аудита начинается с изучения внутренних локально-нормативных актов Компании. В данных документах, а они являются основными в работе кадровой службы, содержится вся информация о применяемых нормах действующего трудового законодательства. Основной задачей любого кадрового сотрудника является правильное составление локально-нормативных актов и их применение в деятельности Компании и четкое ведение кадрового делопроизводства. Таким образом, работа по проведению кадрового аудита на сегодняшний день является очень актуальной для многих хозяйственных субъектов. Данный вид работ поможет руководству компании, собственникам бизнеса своевременно выявить узкие места в работе кадровой службы, чтобы своевременно минимизировать претензии со стороны контролирующих органов о неправильном применении и толковании норм действующего трудового законодательства.
В штате ООО «Аудит Эксперт» имеются специалисты с большим опытом проведения кадрового аудита, которые способны решить любые поставленные перед ними задачи.