Советы, которые помогут решить проблемы с первичкой
В данной статье аудиторы «Аудит Эксперт» рассказали об основных правилах и дали советы, которые помогут решить проблемы с первичными документами. Исходя из многолетнего опыта работы, можно сделать вывод, что только 10% бухгалтеров получают первичку в срок, остальным приходится выбивать документы. Аудиторы разработали правила, чтобы этого избежать.
- Не имеет смысла договариваться, если они документы уже задерживают.
В большинстве случаях первичные документы задерживает вторая сторона сделки, а не работники собственной компании.
Так как продавец не очень заинтересован подписывать и возвращать в организацию документы, если оплата уже поступила. Таким образом, услуга или товары поступили, денежные средства пришли на счет- контрагента все устраивает. А документы- это лишняя волокита.
Покупатель также может долго не подписывать первичку. Это может быть из-за того, чтобы потянуть время и отсрочить платеж по сделке.
Чтобы минимизировать задержки документов по вине контрагентов, попросите менеджеров договориться с ними заранее и письменно.
- В договоре прописать условия об обмене первичными документами.
Советуем при согласовании договоров закрепить особые условия по подписанию и обмену документами. То есть пропишите, в какой срок, каким образом будете обмениваться первичкой и за чей счет будете пересылать документы.
Например, если с контрагентом находитесь в одном городе, то документы может передать курьером. Или, компания будет отправлять за подписанной первичкой своего представителя. В том и этом случае, надо определить сроки.
Желательно в договоре прописать ответственность контрагента за непредставление в срок документов. Например, можно установить штраф или условие, что оплата поступить только после получения документов. Данная мера необходима, если сделка рассчитана на долгий срок и потребуется часто обмениваться документами.
- Воспользоваться Электронным документооборотом.
Нарушение сроков обмена первичных учетных документов поможет ЭДО. В данном случае не нужно тратить большое количество времени на почту, распечатывание и подписания первички.
Заранее проверьте, может быть, контрагент уже подключен к системе ЭДО. Вашей компании лишь нужно направить ему приглашение об электронном обмене через ЭДО.
В случае если контрагента нет, то во время подписания договора следует предложить контрагенту о таком варианте документооборота. Или направьте письмо в произвольной форме.
В письме можно предложить перечень документов, которыми компании будут обмениваться, и действия контрагента для перехода на ЭДО.
Если контрагент подтвердит желание перейти на ЭДО, заключите с ним соглашение. Таким образом, вы определите порядок обмена, каналы связи, лиц ответственных за документооборот. Это позволит исключить и снизит риски судебных споров.
Такой подход поможет бухгалтеру своевременно отслеживать, какие документы подписаны и вернулись, а какие находятся в подвешенном статусе.
- Разработка внутреннего порядка обмена документами.
Советуем разработать и принять внутренний порядок обмена первичными документами. Это позволит своевременно оформлять документы. Документооборот не должен быть формальной процедурой.
Важно строго следовать инструкциям и созданным правилам. К тому же в инструкции должен быть прописан четкий перечень документов, которые необходимо составить на всех этапах сделки, и их предлагаемые формы, и форматы, а также процедуру как должны поступать документы в бухгалтерию.
- Ответственность за нарушения с первичкой.
Бывают случае, когда сотрудники игнорируют все сроки получения документов, а важным считают только успешное заключение договоров.
Компания может поставить условие: сотрудник получает процент от сделки только в том случае, если вовремя сдаст документу в бухгалтерию. Компания имеет полное право так поступить, труд инспекция поддерживает в данной ситуации компанию.
Главное четко изложить обязанности работника в должностной инструкции или внутреннем документе организации. Только помните, что важно ознакомить работника с этими документами под подпись. В последствии он не сможет отказаться от того, что должен еще и документы в бухгалтерию сдать.
- Регулярный контроль порядка в первичке.
Хотелось бы напомнить, что вышеперечисленные правила не дадут должного результата без участия бухгалтерии. Бухгалтера должны регулярно контролировать дебиторскую задолженности и выявлять отсутствие первичных документов. Бывают случае, когда договор в бухгалтерию не поступил и первичка не дошла, а движение по счету имеется, значит сделка была.
Необходимо каждый месяц проверять оборотно-сальдовые ведомости по остаткам в 1С. Там вы увидите, если что-то оплатили по банку, а документов под данную операцию нет и она не проведена. Поэтому висит остаток, только если это не аванс.
Если выяснится, что первичка отсутствует, то бухгалтера обращаются к ответственному подразделению. Если компания не идет на встречу, можно направить сообщение контрагенту с просьбой вернуть излишне уплаченную сумму. Таким образом, на ответственного сотрудника воздействуют с двух сторон- со стороны компании и со стороны контрагента.
Если ежемесячно сверять с контрагентами, вести контроль оборотки, то это исключает возможность не поступления первичных документов.