Руководство – как списывать товары после ЧС на складе маркетплейса

Из-за пожаров на складах маркетплейсов более тысячи продавцов потеряли товар. В компенсации скорее всего откажут. Как бухгалтеру в этом случае оформить убытки, провести удаленную инвентаризацию, чтобы не вызвать подозрения налоговиков и сохранить расходы. Наши аудиторы подготовили поэтапное руководство – от выгрузки документов из личного кабинета до проводок и записей в книгу учета доходов и расходов.

Не надейтесь, что будет компенсация – маркетплейсы пересмотрели оферту.  

Оферты маркетплейсов дополнили пунктами об условиях и обстоятельствах непреодолимой силы – воздействия летательных аппаратов, взрывы, пожары, возникшие вследствие этих случаев. Если будет доказано, что товары пострадали из-за этих событий, то площадка вправе не выдавать компенсацию.

По усмотрению площадок, Руководство маркетплейсов может пойти навстречу продавцам и начислить компенсацию, но это скорее исключительный случай. Значит надо  подготовиться заранее к тому, что не будет никакого возмещения. В таком случае компания вправе учесть убытки в расходах и часть потерь вернуть хотя бы через налоги.

Выгрузите все данные из личного кабинета, пока они не исчезли.

Не ожидайте ответа от площадки и выгружайте из личного кабинета следующую информацию:

— остатки товаров на складах на дату ЧС;

— УПД и др. документы передачи товаров;

— историю поставок и акты приемки;

— отчеты о продажах, возвратах, отменах;

— отчеты о передвижениях между складами;

— информацию о товаре в пути, на приемке и в обезличке;

— данные о маркированных товарах и кодах идентификации;

— переписка с поддержкой и уведомлениями площадки.

Файлы сохраняйте и в ПДФ и в Эксель. Также сделайте дополнительно запись экрана и скрины. У каждого файла в названии напишите дату и время выгрузки. Данные документы возможно понадобятся для инвентаризации, налоговой и суда.

Товар разделите на четыре категории:

1. Уничтожен – это подтверждено;
2. Существует – но поврежден;
3. Перевезен на другой склад;
4. Местонахождение не определено.

Товары по четвертой группе нельзя автоматически отнести к потерям от ЧС. Зафиксируйте по каждому артикулу:

— количество до инцидента;

— наименования, баркод и код маркировки;

— склад и зона хранения;

— дата приемки и номер поставки;

— закупочная стоимость по первичным документам;

— входной НДС;

— текущий статус.

Настаивайте на получении документов для учета от площадки и не затягивайте с запросом.

 Через портал продавца создайте сообщение, номер сохраните. Главной целью этого обращения будет не компенсация, а получение документов для учета. Надо запросить следующую информацию:

— список товаров по артикулам, по количеству с баркодами и кодами маркировки;

— перечень поврежденных, уничтоженных, перемещенных и сохраненных товаров;

— документы о проверке остатков (акт инвентаризации);

— по каждому утраченному товару – дату и причину признания утраченным;

— сведения о месте нахождения уцелевших товаров и порядок их возврата;

— документы, подтверждающие что утраты связаны с ЧС;

— откорректированные отчеты по остаткам и движениям товаров;

— решение о возмещении компенсации либо мотивированный отказ.

Не спешите подтверждать количество уничтоженного товара, пока не получите результаты сверки. Не давайте согласия на то, что все отсутствующие товары исчезли именно из-за происшествия.

Проведите инвентаризацию своих товаров.

Так как товары находятся на складах площадки и вы не имеете физического доступа – инвентаризацию можно провести документально на основании собственного учета и по документам маркетплейса.

Соберите комплект документов:

— приказ директора на проведение инвентаризации;

— список товаров, которые переданы площадке;

— сличительная ведомость;

— акт о проведенной документальной инвентаризации;

— акт о списании подтвержденных потерь товара;

— решение директора об утверждении результатов;

— расчеты фактической себестоимости;

— бухгалтерскую и налоговую справку.

 Укажите в акте о результатах инвентаризации – имущество находится на складе третьего лица и поэтому физический осмотр товара не представляется возможным. Сделанные выводы на основании первички, данных маркировки, отчетов площадки, официальной информации о происшествии.

Подсчет убытка не определяйте исходя из карточки товара.

Подсчет потерь делайте не по розничной цене, а по фактической себестоимости товара. В стоимость будет входить закупочная цена, доставка до склада, таможенные сборы, расходы на упаковку и маркировку и т.д.

После подтверждения потери документально, сделайте проводки:

дебет 94 кредит 41 – списана фактическая себестоимость уничтоженного товара;

дебет 91 субсчет «прочие расходы» кредит 94 – потери отражены в прочих расходах;

дебет 76 кредит 91 субсчет «прочие доходы» — отразили сумму компенсации от площадки;

дебет 51 кредит 76 – на расчетный счет пришла компенсация.

Если поврежденный товар можно восстановить, то полное списание нелогично. Комиссия определит его пригодность и стоимость.

У вас должен быть собран полный комплект документов для инспекции, чтобы она засчитала расход.

Обоснование расходов подтверждается документами, зафиксированные потери от происшествий относятся к внереализационным расходам (подп.6 п.2 ст. 265 НК).

Вам надо подтвердить:

— что товары находились на складе площадки;

— случилось чрезвычайное происшествие;

— товар уничтожен по причине данного происшествия;

— подтверждены количество и стоимость потери товаров;

— произведена инвентаризация и есть решение о списании;

— стоимость в расходах не учтена повторно.

 УСН «доходы минус расходы» для списания потерь – новые правила.

С 2026 года новые правила для учета расходов на упрощенке в главе 25 НК (подп.45 п. 1 ст.346.16 НК). Список расходов на упрощенке теперь открытый. Сумму погибших товаров можете аргументировать как потерю от чрезвычайного происшествия (подп.45 п.1 ст. 346.16, п.2 ст.346.16, ст. 252, подп.6 п.2 ст.265 НК).

Чтобы безопасно признать расход, соблюдайте следующие условия:

—  товары приобретены для предпринимательской деятельности;

—  их стоимость подтверждается первичными документами;

—  товары оплачены поставщику;

— документами подтверждена утрата;

— подтверждена передача площадке;

— определен размер потерь;

— стоимость раньше не была учтена в расходах;

— товары одновременно не отражены как реализованные.

 В какой момент признавать расход. Отражайте расход, когда выполнены два пункта – оплата товаров поставщику и утверждение результатов инвентаризации с актом списания. Оплата поставщику была позднее – значит расход отразите после оплаты. Укажите в книге учета доходов и расходов так: «потеря от пожара (чрезвычайного происшествия), подп. 45 п.1 ст.346.16, подп. 6 п.2 ст.265 НК РФ», реквизиты акта и бух.справки тоже.

Пример. Списываем уничтоженный товар на УСН.

 Был закуплен товар продавцом на 800 тыс.руб. (на упрощенке «доходы – расходы»), оплачен и передан на склад маркетплейса. В расходах ранее эта сумма не учитывалась. Далее после того, как товар был поврежден и уничтожен – в компенсации было отказано.  Продавец собирает документы и отражает расход на 2 млн.руб. Позже страховщик перечисляет 600 тыс.руб. продавец расход не уменьшает, а отражает эту сумму 600 тыс.руб. в доходах на дату поступления денежных средств.

На УСН «доходы» отражайте компенсацию в доходах.

В этом случае стоимость уничтоженных товаров не влияет на налоговую базу. Но если вы получаете возмещение (компенсацию) – включите эту сумму в доходы на дату поступления денег.

 Как доказать факт ЧС. Официально подтверждающим документом может быть акт МЧС либо справка о пожаре. Необходим для признания потерь и расходов при чрезвычайных ситуациях. Иногда маркетплейсы прилагают копии этих документов к актам по инвентаризации. Можно не дожидаясь, запросить самим такие справки у МЧС, где сообщите адрес пострадавшего склада, дату события и документы, которые бы подтвердили нахождение товаров на данном объекте.

Нельзя начислить НДС на уничтоженные товары и восстановить вычет.

Так как уничтожение товара не является реализацией, право собственности у покупателя не возникает. Таким образом, и не появится объект обложения НДС.

Входной НДС. Принятый ранее к вычету НДС восстанавливать не следует, если вы имеете достаточно документов, подтверждающих уничтожение товара. Данная ситуация не относится к закрытому перечню случаев, когда нужно восстановить налог (п.3 ст.170 НК).

Компенсация. Возмещение фактического ущерба не является базой для НДС, если нет никакой связи с оплатой реализованных товаров. Однако следует проверить документы площадки – если операция оформлена как выкуп или реализацию товаров, то налоговые последствия будут другими.

Опровергайте отказ площадки, если увидели нестыковки.

Претензия может быть результативной в случае:

— если площадка не может подтвердить нахождение товаров в зоне пожара;

— если товары исчезли до ЧС;

— товары были перевезены, но это не отразили в отчетах;

— если товары уцелели после происшествия, но утрачены позднее;

— есть подозрения на хищение или ошибку в учете;

— остатки аннулированы без проведения инвентаризации по артикулам;

— товары дополнительно повреждены в результате действий площадки позже ЧС;

— количество товаров в акте не соответствует поставкам;

— товар найден на другом складе, в возврате или обезличке.

Оспаривайте конкретно – настаивайте на доказательствах по каждой партии, по каждому артикулу отдельно.

Сообщайте о ситуации страховщику и ничего не подписывайте без него. Необходимо уведомить страховщика сразу же, не дожидайтесь итогового акта от площадки. Направьте уведомление, перечислите реестр товаров, приложите договор, документы поставки и выгрузки из личного кабинета. Без согласования с страховщиком не подписывайте соглашение с площадкой.

Ваши действия при ЧС на складе маркетплейса.

1. Выгрузка из личного кабинета остатков, поставок, продаж, возвратов, перемещений (скриншоты);
2. Составление поартикульного реестра с указанием количества, себестоимости и статуса товаров;
3. Проверка наличия действующей оферты;
4. Получение номера обращения, запрос актов и результатов инвентаризации;
5. Уведомление страховщика в срок, согласно договора;
6. Издание приказа, составление сличительной ведомости, акта и решения о списании;
7. Сортировка товаров на поврежденный, уничтоженный, перемещенный и пропавший;
8. Подтверждение расхода по налогу на прибыль по подп.6 п.2 ст.265 НК;
9. Проверка оплаты поставщика и основания по подп.45 п.1 ст.346.16 НК;
10. Убедиться, что не было начисления НДС на уничтожение;
11. Проанализировать форму компенсации;
12. После отказа площадки, проверить причинную связь по каждому артикулу.