Организационные вопросы при проведении выездной проверки Банка России

Согласно ст. 76.5 Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» Банк России вправе осуществлять выездные проверки деятельности некредитных финансовых организаций (НФО). И одним из важных элементов при проведении выездной проверки является правильная организация взаимодействия НФО с представителями Банка России, а также внутренняя кооперация работников проверяемой компании при подготовке ответов на заявки Банка России. В данной статье наши аудиторы поделились опытом организации проведения выездной проверки Банка России внутри самой НФО.

Порядок организации проверок в НФО регулируется такими нормативными документами Банка России: Инструкцией Банка России от 24.04.2014 № 151-И «О порядке осуществления проверок деятельности НФО и СРО НФО уполномоченными представителями ЦБ Российской Федерации (Банка России)» (Инструкция № 151-И) и Инструкцией Банка России от 01.09.2014 № 156-И «Об организации инспекционной деятельности Банка России в отношении НФО,СРО НФО и не являющихся кредитными компаниями операторов платежных систем, операторов услуг платежной инфраструктуры» (Инструкция № 156-И).

Инструкция № 151-И устанавливает следующий порядок осуществления выездных проверок деятельности НФО и СРО НФО со стороны Банка России: права, обязанности и ответственность поднадзорной организации; права, обязанности и ответственность уполномоченных представителей Банка России; особенности оформления акта проверки до завершения проверки; подготовка к проведению проверок; проведение проверок; оформление акта о противодействии проведению проверки; требования к оформлению результатов надзора; ознакомление проверяемой организации с актом проверки.

Инструкция № 156-И устанавливает иной порядок организации инспекционной деятельности Банка России в отношении НФО, СРО НФО, не являющихся кредитными организациями операторов платежных систем и не являющихся кредитными организациями операторов услуг платежной инфраструктуры: внеплановые проверки поднадзорных организаций; планирование проверок поднадзорных организаций; внесение изменений в Единый план; оформление полномочий на проведение проверок поднадзорных организаций; привлечение работников других структурных подразделений Банка России к участию в проверках поднадзорных организаций, а также служащих Агентства по страхованию вкладов к участию в проверках фондов-участников; организация и координация проверок по отдельным направлениям деятельности поднадзорных организаций; организация проведения проверки поднадзорной организации; порядок оформления результатов проверки поднадзорной организации.

Другими словами, данные документы регулируют порядок осуществления проверок НФО со стороны Банка России.

Многие организации задаются вопросом, как лучше организовать осуществления проверки внутри самой НФО? Аудиторы «Аудит Эксперт» советуют сначала изучить Инструкции № 151-И и № 156-И, далее соблюсти все предусмотренные обязанности, и воспользоваться всеми данными правами.

Однако только этим организация проведения проверок не ограничивается. Поэтому дадим советы к практической реализации организации проверки.

Каждая проверка, а в частности выездная проверка Банка России, когда в компанию приходят до 10 человек уполномоченных сотрудников Банка России, которые размещаются на территории НФО и работают бок о бок с вами в течение месяца-трех, — это весьма сильный стресс. Таким образом, принципиальный аспект-психологический климат в коллективе. Необходимо настроиться на проверку: волноваться в меньшей степени, относиться к проверяющим сотрудникам Банка России доброжелательно, так как они выполняют свою работу, сохранить, несмотря на стресс, благожелательное отношение друг к другу.

Следующие правила во время осуществления проверки: не нужно выяснять отношения и искать виноватых, если находят ошибки, не нужно перекладывать вину на других сотрудников. Следует помнить, что Банк России проверяет не работу конкретного сотрудника, не работу юриста, главного бухгалтера или менеджера — Банк России проверяет деятельность НФО как единого целого. Поэтому постоянное перекладывание вины с одного на другого приведет только к негативному результату — будут сделаны выводы о том, что не организовано распределение обязанностей, взаимодействие в НФО, в конечном итоге нет системы внутреннего контроля. Для четкого исполнения запросов Банка России в НФО обязательно должен быть выделен один сотрудник, причем с очень высокой компетенцией, или специалист внутреннего контроля, или заместитель руководителя и другое должностное лицо в организации, то есть работник, который ориентируется и знает работу НФО во всех сферах. Лучше всего, чтобы все запросы и ответы проходили через это ответственное лицо. Так будут достигнуты следующие результаты:

• Во-первых, контроль за полнотой и своевременным исполнением всех заявок Банка России на предоставление документов, материалов, ответов исполнителей;
• Во-вторых, контроль за качеством исполнения запросов Банка России — все ответы должны быть грамотно сформулированы, отражать суть вопроса, не допускать фраз «не могу ответить, потому что тогда не работал», «не знаю, почему так получилось», «виноват не бухгалтер, а юрист, который поздно дал информацию» и т. д.;
• В-третьих, контроль за согласованностью позиций, излагаемых в разных ответах сотрудников НФО В-четвертых, нельзя, чтобы по одному и тому же вопросу, например, юристы и бухгалтеры давали разную информацию факта хозяйственной деятельности. В этой связи необходимо каждый ответ согласовать с руководством и ответственными сотрудниками.

При проведении проверки Банк России каждый раз запрашивает список ответственных сотрудников, а также их контактные телефоны, с которыми уполномоченные сотрудники Банка России могут напрямую взаимодействовать. Не забудьте и в этом случае психологически подготовить этих сотрудников к взаимодействию с Банком России. Если руководитель проверки или иное лицо вызывает ответственного сотрудника для пояснения, то не нужно паниковать. Необходимо внимательно выслушать вопрос, и если вы уверены, что сможете сразу правильно ответить, то отвечайте, если же нет (прошло время, осуществилось большое количество операций и т. д.), то возьмите тайм-аут для выяснения вопроса. И не забудьте поставить в известность о заданном вопросе и вашем ответе руководителя НФО и ответственное лицо по взаимодействию с проверяющими.

Проверяющие Банка России могут передать запрос о предоставлении документов или пояснений напрямую ответственному сотруднику. В этом случае также этот запрос надо поставить на контроль у ответственного лица по проверке.

Надо понимать, что сотрудники Банка России приходят «не попить чайку», а для проведения комплексного и полноценного обследования НФО. Поэтому ждать от вас документы никто не станет, необходимо своевременно и в срок предоставлять запрашиваемые документы. Если уж так вышло, что документ «готовится», напишите служебную записку проверяющим с просьбой продлить время предоставления того или иного документа, но, как понимаем, все должно быть в меру. Документы, которые априори должны быть в НФО (такие как Учетная политика, Правила внутреннего контроля, Профессиональное суждение к той или иной операции, бухгалтерской записи; Инвентаризационные ведомости и т. д.), ждать никто не будет. Поэтому все внутренние документы НФО надо готовить своевременно, не откладывать в долгий ящик.

Еще один важный момент при получении запросов — обязательно фиксируйте время получения запроса и, не отходя от проверяющих, анализируйте сроки исполнения запроса. Во многих случаях бывает, что запрос предоставлен вечером, например в 17:00, а ответ необходимо дать в 10:00 утра следующего дня. Если запрос касается предоставления копии какого-либо внутреннего документа, который должен быть в НФО, то, скорее всего, проверяющие не пойдут на продление срока предоставления документов. А если это подготовка пакета документов, выписок, оборотно-сальдовых ведомостей, таблиц, то, конечно же, сроки нереальные, и на это надо обратить внимание сразу же и запросить изменение сроков.

Если запрос очень объемный и вы просите продлить сроки предоставления ответа, то по согласованию с проверяющими приносите готовые документы по частям (с обязательной фиксацией срока предоставления и объема предоставленных документов), чтобы у проверяющих была всегда работа — в любом случае, пока уполномоченные сотрудники Банка России не проверят все, что им дано в задании, они не уйдут, поэтому в ваших же интересах все приносить своевременно и в полном объеме, чтобы не было продления проверки.

Только совместная работа, взаимодействие, слаженность, доброжелательность внутри коллектива и положительное отношение к сотрудникам Банка России принесет результаты, и проверка не будет сильно в тягость.

И в заключение наши аудиторы советуют вам следующее: максимально используйте результаты проверки, извлекайте уроки из ошибок, делайте выводы. А именно:

• сохраните все заявки проверяющих Банка России — это поможет наладить всесторонний внутренний учет в НФО. Обратите внимание, что Банк России в своих запросах очень часто спрашивает одно и то же, но получаемое из разных источников: из внутреннего учета, из бухгалтерского учета, из управленческого учета. Кроме того, одни и те же данные могут запрашиваться в различных вариациях. И вот этот анализ позволяет проверяющим Банка России найти ваши нестыковки, а значит, ошибки и нарушения. Поэтому необходимо наладить весь учет, провести сверки данных аналитического и синтетического учета, данных внутреннего и бухгалтерского учета;
• из полученных заявок составьте чек-лист по внутренним документам, которые должны быть в организации. И если этих документов не было или они были составлены во время проверки, то следует их внимательно проанализировать и по возможности доработать;
• сохраните все ответы на полученные запросы. Это поможет еще раз проанализировать систему организации учета в компании, напомнит о допущенных ошибках и сделанных из них выводах.

Главное, что надо вынести из выездных проверок Банка России: вы можете оценивать деятельность своей НФО весьма положительно, но если у вас плохо организован внутренний и бухгалтерский учет, то Банк России сделает однозначно нелицеприятные выводы, потому что проверить вас можно только по данным учета.