Налоговый учет расходов организаций: командировочные расходы

Продолжаем ряд публикаций, которые раскрывают налоговый учет различных видов расходов компании. Данная статья посвящена затратам на командировки на территории РФ. Очень часто у бухгалтеров возникает множество вопросов в связи с включением в расходы тех или иных затрат компании, которые осуществлены командированными работниками. К ним относятся следующие: осуществляется ли нормирование расходов для целей налогового учета, порядок определения количества дней командировки, порядок отнесения затрат при поездках в СВ, каютах высшего класса, на такси и целый ряд других. В статье будут рассмотрены налоговые последствия таких расходов и порядок их налогового учета.

Большое количество компаний в процессе своей деятельности отправляют своих работников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения конкретного задания или поручения. Такого рода поездка называется служебной командировкой.

Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ (Далее – ТК РФ): «Служебной командировкой  является поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются».

В тоже время руководитель компании должен сохранить за командированным сотрудником его рабочее место, а так же среднюю заработную плату. К тому же работодатель должен возместить понесенные им затраты.

Для того чтобы бухгалтер мог правильно отразить в учете командировочные расходы необходимы надлежащим образом оформленные распорядительные и оправдательные первичные учетные документы.

Потребность в командировке возникает в следующих случаях:

1)         Поездки работников в другие компании, которые находятся за пределами территории, где находится предприятие, направляющее своих работников в командировку;

2)         Командировка работников головного офиса в удаленные филиалы и обособленные подразделения;

3)         Командировка работников дальних подразделений в головной офис;

4)         Поездки по иным причинам (например, обучение или повышение квалификации и др.)

Не относятся к командировкам поездки сотрудников, имеющие разъездной характер работы (например, вахта)  или постоянная работа которых проводится в пути (например, работа на транспорте).

Оформление и учет служебных командировок можно разделить на три основных этапа:

1)         Правильное документальное оформление;

2)         Верный расчет и выплата работнику аванса на служебную командировку;

3)         Учет командировочных расходов.

Далее рассмотрим более подробно работу на этих этапах.

 Документальное оформление командировки

С 01.01.2015 порядок оформления служебных командировок сильно упростился, так как Правительство РФ Постановлением от 29.12.2014 №1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ» отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания.

Обязательными для всех командировочных остаются два документа:

1. Приказ о направлении в служебную командировку сотрудника;
2. Авансовый отчет, который подлежит заполнению и сдаче работником по возвращении из командировки.

Главным распорядительным документом, на основании которого работник направляется в командировку, выдается аванс перед отъездом, а после учитываются для целей налогообложения все командировочные расходы, которые подлежат возмещению, является приказ и распоряжение руководителя компании или того, кто замещает во время отсутствия.

Компания может использовать произвольную форму приказа, но обязательные реквизиты в ней должны быть отражены.

Каждая компания, сотрудники которой направляются в командировки, должна утвердить локальные нормативные акты, утвержденные руководителем компании. Например, Положение о служебных командировках, которые регламентируют порядок оформления командировки, сроки поездки, порядок и размер компенсации расходов, связанных с командировками, а также иные связанные с командировками вопросы.

Обычно  такое положение в организации принято не разрабатывать, но данные вопросы могут быть урегулированы в коллективном договоре.

Расчет и выплата сотруднику аванса на служебную командировку

Согласно пункту 11 Постановление  №749 работникам, которые направляются в служебную поездку, работодатель возмещает следующие расходы:

• расходы, связанные с проездом до места командировки;
• расходы, связанные с наймом  жилого помещения;
• суточные – это расходы, которые связаны с проживанием вне постоянного места жительства;
• другие расходы, которые связаны с служебной командировкой с разрешения руководителя компании.

Согласно статье 168 ТК РФ «порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, … определяются коллективным договором или локальным нормативным актом».

Перед отъездом в командировку сотруднику выплачивается аванс. По возвращении из командировки он сдает в бухгалтерию авансовый отчет, в котором указывает все произведенные им расходы.

Размер суточных не ограничен законодательством, поэтому каждая компания имеет право установить их размер в локальном нормативном акте. Однако необходимо помнить, что существует лимит, свыше которого нужно исчислять НДФЛ и удерживать его из дохода работника. Данный лимит установлен пунктом 3 статьи 217 НК РФ:

• 700 рублей – за каждый день командировки на территории РФ;
• 2500 рублей – за каждый день при поездках за границу.

Таким образом, если компания установила суточные на территории РФ в размере 1200 руб., то с суммы 500 руб. (1200-500) работодатель обязан удержать НДФЛ.

Работнику не нужно отчитываться за использование суточных.

Расходы на такси

Судебная практика показывает, что расходы на такси можно включать в оплату проезда. Но при одном условии, что данные расходы целесообразны и экономически обоснованы ( к примеру, ночное отправление самолета).

Работник, который находится в командировке, имеет право воспользоваться служебным такси для проезда к аэропорту, вокзалу, месту проживания или к месту его постоянной работы в период командировки. Это следует из пункта 12 статьи 264 НК РФ, так как проезд работника к месту работы и обратно можно отнести к прочим расходам. А так же вид транспорта, который может быть использован, точно не определен.

Минфин придерживается такой же позиции, то есть расходы на такси можно учитывать в целях налогообложения прибыли при условии документального подтверждения и экономической обоснованности затрат.

Обязательные реквизиты квитанции на оплату легковых такси:

1. Наименование, ИНН, адрес и телефон перевозчика;
2. Наименование, серия и номер квитанции на оплату услуг;
3. Дата выдачи и стоимость услуг;
4. Фамилия Имя Отчество и подпись уполномоченного лица.

В случае отсутствия хотя бы одного из вышеперечисленных критериев документ считается недействительным для подтверждения расходов сотрудника компании на проезд в такси.

Экономическая обоснованность расходов поездок на такси во время нахождения в командировке стоит получить от сотрудника служебную записку с пояснениями выбора данного вида транспорта.

 Учет командировочных расходов

 Авансовый отчет составляется на бланке по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме с приложенными к нему документами, которые подтверждают произведенные командировочные расходы,- является основанием для отражения данных затрат в бухгалтерском и налоговом учете.

 Сотрудник, во время командировки обязан сохранять все документы, которые подтверждают расходы, подлежащие возмещению.

Необходимые наименования и реквизиты подтверждающих документов.   

Авансовый отчет обязан содержать следующую необходимую информацию:

• ФИО, табельный номер и должность работника;
• Реквизиты документа, который подтверждает выдачу аванса: РКО (расходно-кассовый ордер) или платежное поручение, которое заполняется бухгалтером;
• Номера документов по порядку;
• Сведения об остатке предыдущего аванса;
• Дата расходов;
• Сумма расходов в рублях или в валюте в соответствующих графах;
• Номера документов по порядку;
• Сумма расходов в рублях или в валюте в нужных графах;

Выплаты ежемесячной заработной платы за период командировки

Средний заработок сохраняется за штатным работником за время командировки (статья 167 ТК РФ). Заработная плата сохраняется по его графику, в том числе за дни, когда работник был в пути или вынужденно задержался (п.9 Постановление №749).

Сотруднику, который работает в командировке в выходные или праздники оплату производят согласно статье 153 ТК РФ – в двойном размере или предоставляется дополнительный выходной (п.5 Постановление №749).

В этой статье нами были раскрыты основные вопросы признания расходов для целей налогообложения в связи командировки сотрудника организации. Мы надеемся, что представленный материал и сделанные выводы помогут бухгалтерам правильно формировать расходы, связанные с командировкой.