Контрагент не предоставил документы: что предпринять организации

01.09.2025

В данной статье разберем ситуацию, когда контрагенты подводят с документами перед отчетностью и на связь не выходят. Какие действия может предпринять компания и как выйти из этой ситуации с наименьшими потерями.

Даже если не удастся получить от контрагента документы, имеется шанс признать расходы и подтвердить вычеты НДС. Расскажем, как это сделать.

Можно ли разыскать контрагента, который не выходит на связь.

Ситуация, когда сделка состоялась, но от контрагента так и не поступили закрывающие документы, к сожалению, не редкость. Либо в документах полно ошибок, а контрагент пропал — не отвечает ни на телефон, ни на электронную почту.

Чтобы получить документы, стоит поискать пропавшего контрагента по алгоритму, составленному, основываясь на опыте главных бухгалтеров организаций.

В первую очередь, следует выяснить, не закрылась ли уже разыскиваемая организация. Для этого можно использовать различные специальные сервисы. Можно воспользоваться и официальными ресурсами, скачав выписку из ЕГРЮЛ по контрагенту. →egrul.nalog.ru. Проверьте, нет ли там раздела «Сведения о прекращении юридического лица».

Даже если контрагент исключен из ЕГРЮЛ, это еще не говорит о невозможности получения от него документов.

Во-первых, обратите внимание на причину закрытия компании. Организация могла быть закрыта в связи с реорганизацией. В этом случае можно обратиться к правопреемнику.

Во-вторых, стоит попробовать разыскать директора этой организации и запросить документы у него.

В выписке из ЕГРЮЛ в разделе «Сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать…» указан последний руководитель организации. Не исключено, что это уже не тот человек, с которым вы общались при совершении сделки, но попытаться запросить документы стоит.

Если же компания действующая, посмотрите на адрес. Возможно, компания сменила адрес. В реестре будет указано ее новое местонахождение.

Пробивайте контакты нестандартными способами. На сегодняшний день имеется масса источников информации для поиска контрагентов. Часть из них приводим ниже:

1. Сервисы для проверки контрагентов, например, Главбух Контрагенты→glavbukh.1cont.ru и другие подобные сервисы

Что искать: Информацию о том, какие еще компании возглавляет руководитель партнера, кто с ним судится, какой отдел приставов взыскивает с него долги и т. д.

2. Сайт контрагента

Что искать: Информацию об изменении контактов или о проблемах со связью

3. Сервисы по поиску сотрудников

Что искать: Действующие контакты из объявлений о вакансиях

4. Общие рабочие группы в мессенджерах

Что искать: Людей из вашего бизнеса, которые могут соединить вас с контрагентом.

5. Соцсети, платформы занятости

Что искать: Профиль директора, сотрудников контрагента или других партнеров пропавшей компании

6. Сервис «Прозрачный бизнес» →pb. nalog.ru

Что искать: Информацию о связанных компаниях. Узнаете, какими еще компаниями руководит директор контрагента и кто зарегистрирован с ним по одному адресу

7. Публикации в интернете

Что искать: Близких к контрагенту людей и компании: юристов, партнеров, адвокатов, конкурсных управляющих и т.д.

8. База решений арбитражных судов →kad.arbitr.ru

Что искать: Судебные дела с участием контрагента. У второй стороны спора можно запросить контакты партнера.

9. База исполнительных производств →fssp.gov.ru

Что искать: Контакты приставов, если у контрагента есть долги на взыскание. Возможно приставы подскажут как найти должника.

Какие еще действия можно предпринять в связи с поиском пропавшего партнера.

Можно специально сделать расхождения с данными поставщика в декларации по НДС.

Например, поставщик не предоставил документы, в том числе и счета-фактуры. Покупатель отражает в декларации по НДС вычеты на нужные суммы, но пишет произвольные реквизиты счетов-фактур.

Из-за расхождений в декларациях, обе стороны получат требование от налоговой — ИФНС будет разбираться, кто ошибся.

Вполне возможно, что таким способом получится спровоцировать контрагента выйти на связь с вами. Это довольно действенный вариант, кроме того, налоговики не оспаривают возможность применения данного способа.

Однако провокацией следует пользоваться с осторожностью. Требование придет и вам тоже, и, если в течении времени, отведенного для ответа на требование (пять рабочих дней по п. 3 ст. 88 НК) контрагент так и не выйдет на связь, придется сдавать уточненную декларацию с исключением счетов-фактур контрагента, ведь ответить налоговой, что у вас все правильно, не получится. С этого времени сдвинется и срок камеральной проверки.

Контрагент так и не нашелся. Что делать?

Поставщика, несмотря на все предпринятые меры, не смогли отыскать и соответственно документы не получены.

Прежде всего, надо задокументировать факт того, что организация сделал все необходимое чтобы получить закрывающие документы. Для этого надо направить претензию по официальным адресам, даже если уверены, что реакции не последует. Подробно изложите ситуацию, ваши требования, а также последствия их неисполнения. Претензию следует отправить на юридический адрес заказным письмом с уведомлением о вручении. Письмо лучше продублировать на электронные адреса, а также по системе электронного документооборота (если есть).

Далее, составить акт с описанием предпринятых усилий и мероприятий по розыску. Акт сможет послужить основанием для признания в учете получения товаров, работ, услуг.

Как отразить имущество в учете, если документы от контрагента не получены?

Имущество может быть принято к учету даже без документов от поставщика или подрядчика. Действия зависят от вида договора.

Например, если был заключен договор подряда, результаты выполненных подрядчиком работ можно принять на основании одностороннего акта или по итогам инвентаризации.

Организация имеет право составить односторонний акт, если другая сторона сделки отказывается его подписывать (п. 12 ПБУ 9/99, п. 4 ст. 753 ГК). Для этого надо создать комиссию, в состав которой включить сотрудников инженерно-строительных и технических служб, представителей бухгалтерии.

Комиссия должна оценить объемы и стоимость работ:

-объем работ оценивается согласно смете к договору, акта обмера площади выполненных работ, проектной документации.

-стоимость работ оценивается по сметной (договорной) стоимости; проектной документации; по цене, которую при сравнимых обстоятельствах обычно назначают за аналогичную работу (п. 3 ст. 424, п. 1 ст. 709 ГК)

-стоимость закупленных подрядчиком материалов можно определить по цене, по которой при сравнимых условиях закупают аналогичные материалы

-стоимость и объем давальческих материалов-по накладной о передаче давальческих материалов в работу.

На основании проделанных мероприятий, комиссией составляется акт о приемке работ, по которому работы или объект принимаются к учету.

Кроме того, можно провести инвентаризацию и на основании ее результатов также оприходовать выявленные работы или объекты. В учете объекты отразить по справедливой стоимости (подп. «а» п. 11 ФСБУ 28/2023), которую можно самостоятельно определить на основе доступной информации. Определение стоимости оформите бухгалтерской справкой.

Если был заключен договор поставки, то поставка материальных ценностей без документов можно оформить как неотфактурованную. Делается акт приемки материалов или товаров (формы № М-7, № ТОРГ-4), один экземпляр которой направляется поставщику с отметкой о вручении. МЦ приходуйте по договорной стоимости (п. 22 ФСБУ 5/2019). Отразите приход на отдельном субсчете.

Какие есть варианты, чтобы учесть расходы и вычеты НДС.

Односторонние акты и инвентаризации подходят для бухучета. Для налоговой эти документы, скорее всего, будут не убедительны. Инспекция наверняка постарается снять такие расходы и вычеты.

Чтобы решить, стоит ли списывать расходы без документов в целях уменьшения налога на прибыль, оцените уровень риска. Налоговиков интересуют суммы достаточно высокого порядка. Например, в 2025 году на одной выездной проверке по прибыли было доначислено более 40 млн руб. Вряд ли инспекторы будут обращать пристальное внимание на сделки, если речь идет о нескольких десятках тысяч рублей налога.

Если же расходы существенные, оцените, сможете ли доказать реальность сделки. Например, если возведено какое-то сооружение, при этом в штате не числятся строительные рабочие, получается работы произвел нанятый на стороне подрядчик, которому к тому же заплатили. Может найтись договор, смета — даже если нет подписанного подрядчиком акта, косвенно эти документы подтверждают расходы.

Если, например, нет документов на покупку товара, но есть документы дальнейшей перепродажи этого товара, то оприходование на основании акта, также может быть принято налоговиками.

Если ИФНС, несмотря ни на что, снимают расходы по реальной сделке, напомните им, что они вправе вычислить сумму налога на прибыль к уплате расчетным путем (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК, п. 8 постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57). Но налоговая может применить расчетный метод, только если будут убедительные доказательства реальности сделки и проявленной осмотрительности. Организация желательно собрать и предъявить все фото- и видеоматериалы по выполненным работам, переписку, телефонные переговоры, досье на контрагента, собранное до заключения договора и т.д.

Можно принять расходы без риска, если оплату по сделке считать авансом контрагенту. В этом случае, по истечении срока исковой давности, дебиторка спишется как безнадежная к взысканию. Можно ускорить процесс списания, обратившись на должника в суд (подп. 2 п. 2 ст. 265 и п. 2 ст. 266 НК).

НДС. Если вычет по НДС принят без счета-фактуры, доказывать правомерность его применения наверняка придется через суд. Но и в этом случае есть шанс отстоять вычет, если вы докажете, что использовали все средства, чтобы получить документ от поставщика, даже судились с ним. В особых случаях вычет можно получить на основании бумаг, подтверждающих перечисление налога.

Пример из судебной практики: Платежным поручением компания подтвердила реальность сделки с поставщиком и оплату товара с НДС. НДС за реорганизованного контрагента в бюджет перечислил правопреемник. Таким образом, база для вычета НДС у покупателя, в бюджете имелась.

Но такие выводы судов единичны (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 06.03.2024 по делу № А80-83/2023)