Как в бухгалтерском учете отразить арендованную машину в каршеринг командированным сотрудником
В данной статье наши аудиторы расскажут, как в бухгалтерском учете провести проводки, которыми отражают оплату каршеринга во время командировок.
Как подтвердить расходы на каршеринг
Налоговый кодекс РФ не регламентирует перечень документов, которыми возможно подтвердить расходы на каршеринг. Однако в документах должно быть обоснование, что данные траты связаны с деятельностью организации.
Подтверждающим документом командированного сотрудника является авансовый отчет. А все другие документы обосновывающие траты будут приложены к нему.
Каршеринговые организации после использования автомобиля формируют и направляют на электронную почту электронные кассовые чеки. К тому же в личном кабинете оператора каршеринга имеется возможность выгрузить электронный отчет о поездки и маршрут арендованного автомобиля. Необходимо эти документы приложить к авансовому отчету. Таким образом, чек подтвердит факт расходов на каршеринг, а маршрут или отчет является подтверждением факта самой поездки. Советуем также приложить к авансовому отчету рамочный договор с каршеринговой компанией.
Чтобы у налоговых инспекторов не возникало вопросов, советуем, чтобы сотрудник составил служебную записку. Ее так же нужно приложить к авансовому отчету. Служебную записку можно написать по форме, которая действует в вашей компании. В записке обязательно нужно указать причину расходов на каршеринг, например, указать причину почему сотрудник воспользовался каршерингом. Это может быть из-за отсутствия общественного транспорта. Так у инспекторов не возникнут вопросы и не откажут в признании данных затрат.
Какие расходы надо возмещать, а какие нет
В локальном акте необходимо закрепить порядок возмещения расходов. Например, в положении о командировках надо зафиксировать случаи, когда работник имеет право воспользоваться каршерингом и надо указать какие именно расходы возместите.
Стоимость в каршеринге рассчитывается поминутно. Время бронирования и период самой поездки являются основными расходами. Эти расходы следует компенсировать сотрудникам. Бывают ситуации, когда возникают дополнительные расходы. К примеру, нарушения правил дорожного движения или за нарушение правил аренды. В случае если компания решит возместить такие расходы, то надо помнить, что они являются экономически необоснованными и с этих сумм надо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
Как в бухгалтерском учете отражать расходы на каршеринг
В бухгалтерском учете расходы на каршеринг следует отражать в зависимости от цели командировки. Таким образом, если командировка связана с основной деятельностью, то оплату каршеринга нужно учесть в расходах по обычным видам деятельности. Если командировка имела иные цели, то оплату нужно включить в прочие расходы. В бухгалтерском учете надо сделать проводку:
Дт20 (26,44,91) Кт71 – списаны расходы на каршеринг
В налоговом учете расходы на каршеринговые услуги можно учесть в прочих расходах, только при условии, что они экономически обоснованы и документально подтверждены. Штрафы не экономически оправданные затраты, поэтому их в налоговом учете принять не получится.
Как списать расходы на каршеринг для разъездных сотрудников
Расходы разъездных сотрудников на каршеринг можно учесть, как расходы на содержание служебного транспорта. Таким образом, работникам, чья деятельность имеет разъездной характер, компания должна возместить расходы на служебные поезди. Каким именно транспортом воспользоваться законодательство не ограничивает. Поэтому работник имеет право в качестве служебного автомобиля использовать каршеринг.