Как правильно учитывать в бухгалтерском и налоговом учете почтовые марки, проездные билеты и авиабилеты

Почтовые марки относятся  к  денежным  документам.  По инструкции к Плану счетов, утвержденному Приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н почтовые марки следует относить на счет 50 субсчет «Денежные документы». Аналитический учет рекомендуем вести по каждому виду марок обособленно. Данное правило пропишите в учетной политике  к примеру следующими словами: «Общество относит к денежным документам почтовые марки, авиабилеты, железнодорожные билеты и другие денежные документы. Указанные денежные документы учитываются  на субсчете «Денежные документы”  счета 50».

Денежные документы  приходуются в бухгалтерском учете в той сумме, которую ответственное лицо, имеющее право на пользование данными почтовыми марками подтвердит соответствующими первичными документами. На учет нужно поставить в момент утверждения  отчета, а списать, когда будете выдавать сотруднику, который пойдет отправлять почту.

 Бухгалтерские записи нужно проводить следующим образом:

При утверждении авансового отчета подотчетного лица

ДТ 50 субсчет «Денежные документы» КТ 71

— учтены почтовые марки.

При списании денежных документов

ДТ 71 КТ 50 субсчет «Денежные документы»

— почтовые марки выданы подотчетному лицу.

Для учета полученных и выданных почтовых марок рекомендуем завести  соответствующий журнал .  Журнал нужно разработать самим  и  прописать в учетной политике. Основным критерием для правильного учета нужно то, чтобы придерживаться требования пункта 2 статьи 9 Федерального Закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06.12.2011 года, а именно указать на наименование, дата и подписей ответственных лиц.  Это Вам даст возможность проводить инвентаризацию денежных документов качественно и поможет в правильном формировании бухгалтерской отчетности.

Электронные авиабилеты могут приобретаться как фирмой, так и ответственным лицом, имеющего право на пользование данными проездными билетами. В бухгалтерском учете в случае приобретения самой фирмой ее стоимость нужно учитывать на субсчете «Денежные документы» к счету 50.

 Бухгалтерские проводка для этого такая:

ДТ 50 субсчет «Денежные документы» КТ 60

— приобретены электронные авиабилеты фирмой.

ДТ 71 КТ 50 субсчет «Денежные документы»

— авиабилеты выданы ответственному лицу, имеющего право на пользование данными проездными билетами.  

Не приходуйте электронные авиабилеты на счет 50, субсчет «Денежные документы», если их купил ответственное лицо, имеющего право на пользование данными проездными  и предъявил их с авансовым отчетом.

Согласно инструкции к Плану счетов, утвержденного приказом Минфина № 94н, при приобретении авиабилета самим ответственным лицом, имеющего право на пользование данными проездными билетами, то ее нужно отнести на себестоимость продаж единовременно.

 Рекомендуем также проверить вместе с первичными документами на приобретение  авиабилета наличие посадочного талона для подтверждения расхода в налоговом учете. На это обращает внимание письмо Министерства финансов РФ  от 09 января 2017 года за № 03-03-06/1/80056.

Фирма может оплатить за авиабилет через фирму-агента.

В таком случае стоимость авиабилета нужно отражать в учете на счете 50 , субсчет «Денежные документы».

Стоимость билета нельзя списать на расходы, если командировочное лицо не осуществляла командировку.  А комиссионное вознаграждение фирме-агенту можете списать на себестоимость  при приобретении от них соответствующих документов.

Запись в учете такая.

ДТ 20 (26, 44) КТ 76  — отражена комиссия фирмы- агента.

     Проездные билеты на общественный транспорт рекомендуем списывать со счета 50, субсчет «денежные документы» в момент выдачи ответственному лицу, имеющее право на их пользование. Для учета  проездных документов на общественный транспорт  нужно разработать ведомость самим  и  прописать в учетной политике. Основным критерием для правильного учета нужно то, чтобы придерживаться требования пункта 2 статьи 9 Федерального Закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06 декабря 2011 года, а именно указать на наименование, дату и подписей ответственных лиц, имеющих право на пользование данными проездными билетами.

Проездные  билеты следует отражать с использованием  счета  71  «Расчеты с подотчетными лицами». Данное правило пропишите в учетной политике следующими словами: «Общество при выдаче проездных билетов учитывает их стоимость на  счете  71  «Расчеты с подотчетными лицами»».

Бухгалтерская запись следующая:

ДТ 71″Расчеты с подотчетными лицами» КТ 50 субсчет «Денежные документы»

при выдаче ответственному лицу, имеющего право на их пользование ;

ДТ 50 субсчет «Денежные документы» КТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

при возврате ответственного лица, имеющего право на пользование проездного билета.

Списывать на себестоимость продаж стоимость израсходованных билетов нужно как в случае с полностью использованным проездным документом, так и в случае с не полностью использованным.

Для обеих случаев бухгалтерские записи одинаковые:

ДТ 20  (26, 44) КТ 71 «расчеты с подотчетными лицами» списывается  стоимость использованных  билетов.