Как правильно списать расходы на новогодний корпоратив
В данной статье наши аудиторы «Аудит Эксперт» расскажут, как учесть в бухгалтерском учете расходы на новогодний корпоратив. Так же расскажут нужно ли рассчитать НДФЛ и страховые взносы.
Как в бухгалтерском учете учитывать расходы на корпоратив
Расходы на корпоративный праздник, как правило, не учитываются при расчете налога на прибыль, так как они являются экономически оправданными. Такие же правила относятся к расходам на отдых работников и посещение культурных мероприятий. Но есть исключение, то есть возможность учесть расходы все же имеется. Далее расскажем, что необходимо для этого сделать.
- Правильное оформление документов
Для начала необходимо создать приказ о проведении корпоратива и смету расходов. К тому же, надо сохранить первичные документы, акты и накладные. Перепроверьте приложенную первичку. Они должны быть правильно оформлены и содержать все необходимые реквизиты.
В приказе нужно указать следующую информацию:
- Цель мероприятия. Она должна быть деловая, а не связанная с отдыхом. В этом случае компания вправе принять расходы на мероприятие к налоговому учету.
- Ответственный за корпоратив. Нужно назначить сотрудников, которые будут отвечать за организацию меропрятия.
- Программа для партнеров. Необходимо указать какую программу следует подготовить для корпопатива и кто из сотрудников за нее отвечает.
В смете нужно указать перечень запланированные расходы и приблизительные суммы, которые выделили на праздник. Наши аудиторы советуют дополнительно оформить программу официального приема и отчет представительских расходах.
В этой программе нужно указать время, дату место проведения и состав участников переговоров. В отчете следует зафиксировать, что на корпоратив приглашены не только работники, но и представители других компаний. То есть, этот отчет поможет компании обосновать расходы, которые будут на новогоднем празднике. Отчет можно заполнить в произвольной форме и утвердить в положении о представительских расходах или ином локальном документе.
Как составить отчет о представительских расходах
В отчете нужно отразить дату, место проведения, состав участников, сумму расходов, программу корпоратива и результаты переговоров.
В этом отчете следует указать, например, что целью встречи является установление новых контактов, ведение переговоров о новой сделке. Так же безопаснее будет, если в отчете будут обсуждены вопросы, которые обсудили на переговорах. Если не удалось достигнуть договоренности, нужно указать причину, по которой этого не произошло. К примеру, решить вопрос доставки товаров или нарастить объемы производства. Все это поможет вам исключить риски и у налоговых инспекторов не будет причин для исключения данных затрат из декларации по налогу на прибыль.
- На новогодний корпоратив следует пригласить деловых партнеров
Этот корпоратив можно организовать как деловую встречу с партнерами. При должном документальном оформлении расходы на такой корпоратив можно учесть как представительские и списать в пределах 4% от расходов на оплату труда. Но напоминаем, что этот список представительских расходов ограничен. С данными расходами можно ознакомиться в пункте 2 статьи 264 НК. К примеру, аренда базы отдыха, развлекательные мероприятия и расходы на приглашение артистов признать нельзя.
- Нужно ли платить страховые взносы и НДФЛ, когда сотрудники участвуют на новогоднем корпоративе.
С приглашенных сотрудников НДФЛ удерживать не нужно. Так как для того чтобы рассчитать налог, нужно документально подтвердить доход, который получил конкретный сотрудник. На корпоративе сложно определить размер дохода каждого сотрудника.
В рамках корпоратива организация может понести расходы, к примеру, на деловые обеды и ужины. В этом случае работники получают доход в натуральной форме. Однако в большинстве случаев очень сложно оценить, на какую сумму поел или выпил каждый сотрудник. Поэтому не возникает основание удерживать НДФЛ. Такая же ситуация возникает со страховыми взносами. То есть не нужно их начислять, так как на каждого участника не получится рассчитать доход по отдельности.