Как избежать ошибок при переводе сотрудников на удаленку

Наши аудиторы в данной статье ответили на самые часто задаваемые вопросы от бухгалтеров по организации частичной работы в офисе, оплаты компенсации за оборудование и ПО, а также по вопросам о премиях и увольнениях. 

Вопрос 1. На какой срок имеется возможность вводить периодическую дистанционную работу, чтобы трудоинспекторы не выписали штраф? Возможно ли ее продлить?

На любой срок, который согласуете с работником и зафиксируете в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Нужно помнить, что при периодической удаленке нужно чередовать работу дистанционно и на стационарном рабочем месте (ч. 2 ст. 312.1 ТК). Однако временную удаленку продлевать не допускается. Ее длительность не может превышать шесть месяцев.

Вопрос 2. Нужно ли уменьшать компенсационные выплаты за использование собственного оборудования работнику на удаленке, в отпуске и больничном?

Компенсации необходимо прописать в коллективном договоре, локальном акте, трудовом договоре или дополнительном соглашении к трудовому договору (ст. 312.6 ТК.). В одном из этих документов следует указать, что работник получит компенсацию за фактическое время работы и в меньшем размере, в случае если будет находиться в отпуске или на больничном. Дистанционный сотрудник использует оборудование, чтобы исполнять трудовые обязанности. В отпуске и во время болезни он этого не делает. Следовательно, и компенсацию за такие периоды начислять нет необходимости.

Вопрос 3. Можно ли уволить сотрудника, не дожидаясь истечения двухнедельного срока, если в заявлении он не указал дату увольнения по собственному желанию

В данной ситуации нельзя уволить сотрудника. Так как в данном случае срок начинают отсчитывать на следующий день после того, как директор получил заявление об увольнении. До того, как истечет срок предупреждения об увольнении, сотрудник имеет право в любой момент отозвать заявление (ст. 80 ТК.).

Сотрудника можно уволить раньше положенного срока только в двух случаях: по соглашению сторон или если он сам указал в заявлении дату увольнения по уважительной причине. К примеру, в связи с выходом на пенсию, зачисления в вуз или организация нарушила его права, которые закреплены в трудовом или коллективном договоре (ч. 3 ст. 80 ТК.).

Вопрос 4. Какую нужно вести трудовую книжку – электронную или бумажную, если новый сотрудник уволился с прежнего места работы в 2019 году?

Нужно вести бумажную трудовую книжку. А сотрудникам, которые поступают на работу после 31.12.2020 года, не нужно оформлять трудовые книжки. В случае если сотрудник выполнял трудовые функции по трудовому договору, при поступлении на работу он должен предъявлять справку по форме СТД-Р с бумажной трудовой или вместо нее. Если сотрудник был уволен в 2019 году, а в 2020 году не работал, он предъявляет только бумажную трудовую. Не забудьте уведомить сотрудника о праве выбора трудовой книжки и попросите написать заявление.

Вопрос 5. Необходимо ли выплачивать сотруднику премию за прошлый год, если он уволился до того, как ее начислили?

Порядок выплаты премий устанавливается в локальном нормативном акте или коллективном договоре. Премию устанавливают за результаты труда, количественные и качественные показатели. К тому же работодатель обязан обеспечивать сотрудникам одинаковую оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК.). В этой связи, работник, который достиг определенных показателей в период работы, он имеет право на получение данной премии