Изменились требования к подотчетникам
Новые требования по подотчетным суммам – по новому считайте НДФЛ и взносы.
Если работник несвоевременно отчитался по подотчетным суммам, организация обязана начислить на эти подотчетные взносы и НДФЛ. Об этом недавно в своем письме изложил Минфин. Однако есть четыре пункта, согласно которым компании не обязаны выполнять новое разъяснение.
Минфин считает, что суммы по которым работник не отчитался своевременно, не являются подотчетными, т.к. не были предоставлены подтверждающие документы — куда были потрачены деньги, на какие цели. Отчитаться по авансовому отчету работники должны в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. В случае выдачи подотчетных сумм не на командировку, а на иные цели, сроки окончательно расчета организации устанавливают сами. Но в любом случае отчитаться нужно не позднее трех дней как прошел срок, на который выдавали деньги.
По мнению Минфина — если сотрудник задержал документы и не отчитался по подотчетным суммам, у него возникает облагаемый доход. И как только три дня истекли, организация сразу должна рассчитать взносы и НДФЛ. Можно ли оспорить такое решение Минфина?
Существует четыре аргумента в пользу того, чтобы не рассчитывать взносы и НДФЛ с просроченных подотчетных сумм. Первый довод – в течение месяца работнику дается время вернуть подотчетные суммы, не прибегая к судебным разбирательствам. Поэтому облагаемого дохода в этот период у работника не возникает. (письмо Минтруда № 17-3/В-609 от 12.12.2014 г.). Второй довод – судьи скорее всего будут на стороне компаний, так как считается что доход у работника возникает только через три года. А до этого времени компания может взыскать эти суммы через суд. Поэтому до этого времени налоговая не вправе считать просроченные подотчетные суммы доходами.
Третье – проверяющие узнают о просроченных подотчетных только во время проверки. Отследить текущие операции с подотчетными суммами они не могут. Кроме этого, нужно будет еще доказать, что деньги не были потрачены на цели компании. На протяжении трех лет подотчетные суммы не становятся доходами, так как не переходят в собственность подотчетного лица. А если организация подтверждает целевые расходы, то дохода не будет и через три года.
И четвертая причина по которой компании не должны соблюдать новые требования Минфина. Допустим, организация удержала НДФЛ и взносы, а потом сотрудник принес документы либо вернул деньги. Значит надо вернуть налог обратно работнику, и пересчитать взносы. Переплата будет возвращена компании из бюджета, пеней и штрафов не будет.
Чтобы не было штрафов и доначислений.
Чтобы на проверке не спорить с налоговиками, сразу объясните сотрудникам, чтобы вовремя отчитывались по подотчетным суммам, скажите им – что в противном случае удержите из зарплаты 13% дохода с подотчетных сумм. То же самое скажите директору, если он забывает подтверждать потраченные суммы документами. Объясните, что не обоснованные подотчетные облагаются взносами и компании придется нести дополнительные расходы.
Сделайте для подотчетников специальные памятки. Выдайте им шаблон авансового отчета для заполнения документов. Будет понятно в какой срок отчитаться, какие документы приложить.
Памятка для подотчетников.
- Всегда просите у продавцов кассовые чеки либо другие первичные документы, подтверждающие ваши расходы.
- Приложите к авансовому отчету эти документы – без них подотчетные суммы посчитают вашими доходами, а значит удержат НДФЛ и на руки вы получите меньше.
- Сдайте авансовый отчет по командировке в течение 3-х рабочих дней как вернулись из командировки.
- Если работник вдруг заболел, уехал в отпуск – срок сдачи авансового отчета продлевается. Только надо заранее об этом предупредить бухгалтера.
- Следуя правилам работы с подотчетными суммами, работники должны вовремя отчитываться по расходам. Иначе это будет считаться дисциплинарным проступком и организация вправе частично или полностью лишить его премиальных.