Документы и проводки при проведении инвентаризации

При обнаружении излишков и недостач в ходе инвентаризации, необходимо документально зафиксировать и отразить в бухгалтерском учтете. Далее аудиторы «Аудит Эксперт» расскажут какие документы необходимы, на каких счетах следует показать результаты проверки и какие проводки сделать.

Документы, которые необходимы для учета результатов инвентаризации

В специальной итоговой ведомости отражаются все результаты инвентаризации. Данную ведомость составляется по утвержденной форме Госкомстата от 27.03.2000 № 26. Компания вправе также использовать бланк, который разработали и утвердили самостоятельно. Главное, чтобы инвентаризационная комиссия обязана внести в ведомость все выявленные излишки и недостачи.

Далее директор обязан одобрить результаты инвентаризации и издать приказ. В случае если в результате инвентаризации выявили недостачу и установили виновных, то в приказе дополнительно необходимо указать порядок привлечения данных сотрудников к ответственности.

Допустим, в бухгалтерском учете нет расхождений между учетными данными и результатами инвентаризации. Тогда приказ можно не составлять, так как законодательством это не требуется. Однако, если компания хочет дополнительно показать, что инвентаризация завершилась и ошибок не обнаружили, то данный документ не будет лишним.

Бывают ситуации, что при инвентаризации выявляется имущество, которое испортилось, сломалось или морально устарело, и использовать его невозможно, такие активы следует списать.  Мы советуем издать отдельный приказ. В данном приказе необходимо указать учетную стоимость группы активов, которые подлежат списанию.

Таким же способом с учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Учет результатов инвентаризации

Бухгалтерские проводки при выявлении недостачи или излишков, и пересортице. Далее наши аудиторы более подробно рассказали все три ситуации.

Первая ситуация — недостача. Рассмотрим ситуацию, когда в ходе инвентаризации выявили недостачу. Данную недостачу необходимо отразить на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетами учета имущества. Например, недостающие ТМЦ указывайте по фактической себестоимости. Основные средства — по остаточной. В бухгалтерском учете бухгалтеру необходимо сделать следующие проводки:

Дт94 Кт01 (10, 41, 50…) — отражена стоимость недостачи, выявленной при инвентаризации.

В бухгалтерском учете нужно отражать в момент завершения инвентаризации, когда составили акт, или на 31 декабря отчетного года.

Следует отметить, что недостачу и порчу ценностей в пределах норм естественной убыли необходимо относить на издержки производства и обращения на основании приказа директора. Стоимость недостающего имущества определяйте по данным бухгалтерского учета и необходимо сделать следующую проводку:

Дт20 (23, 44…) Кт94 — списана стоимость недостающих ТМЦ в пределах норм естественной убыли.

В случае если недостача возникла по вине работника, то он должен возместить ущерб организации. Стоимость ущерба нужно рассчитать исходя из рыночной цены недостающего имущества, но не ниже его стоимости по данным бухучета. Если работник возмещает только балансовую стоимость имущества, нужно отразить следущие проводки:

Дт73 Кт94 — отнесена недостача имущества на сотрудника по балансовой стоимости;

Дт50 (51, 70) Кт73 —  погашена сотрудником задолженность по недостаче имущества.

Если сотрудник возмещает ущерб исходя из рыночной цены недостающего имущества, то нужно отразить проводками:

Дт73 Кт94 — отнесена недостача имущества на сотрудника по балансовой стоимости;

Дт73 Кт98 — разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества;

Дт50 (51, 70) Кт73 — задолженность по недостаче работником погашена.

По мере погашения сотрудником причитающейся с него суммы задолженности списывайте разницу пропорционально доле погашенной задолженности:

Дт98 Кт91.01— включена в состав доходов разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества.

В случае если компания не смогла установить виновных лиц, то сумму недостачи относите к прочим расходам. Стоимость убытка определяется исходя из стоимости недостающего имущества по данным бухучета. Бухгалтеру следует сделать проводки:

Дт91.02 Кт94 — списан убыток от недостачи в связи с отсутствием виновного лица.

Вторая ситуация — излишки. Обнаруженные излишки при инвентаризации могут свидетельствовать об ошибках в бухгалтерском учете.

Наши аудиторы советуют проверить, правильно ли отражены все операции. Исходя из многолетнего опыта, в таких ситуация распространенные ошибки: своевременно не учтены поступившие ценности, на которые есть все первичные документы, или дважды отражены операции по списанию имущества.

Если есть неправильно отраженные факты хозяйственной жизни, следует сделать необходимые корректировки. Данные ошибки влияют и на расчет налогов. Их можно исправить в текущем периоде, если они не привели к занижению налога в прошлом периоде.

Если в ходе инвентаризации обнаружены излишки имущества, то их необходимо отражать на счете 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетами учета имущества по рыночной цене. Бухгалтеру необходимо сделать следующие проводки:

Дт01 (10, 41, 43, 50…) Кт91.01 — стоимость излишков, выявленных при инвентаризации.

В налоговом учете рыночную стоимость оприходованных излишков необходимо отразить во внереализационные доходы.

Третья ситуация — пересортицу. В отношении недостач и излишков при пересортице можно сделать взаимозачет. Его производят:

• по пересортице за один и тот же проверяемый период;
• у одного и того же проверяемого сотрудника;
• в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.

Зачет пересортицы отразите проводками по субсчетам, соответствующим наименованиям ТМЦ:

Дт10 (41, 43) Кт10 (41, 43) —  отражен зачет недостач в счет выявленных излишков.