Что забывают указать при составлении первички малые компании

В данной статье наши аудиторы раскрывают ошибки, которые в большинстве случаев допускают в первичных документах малые компании.

Директора малых организаций и предприниматели сплошь и рядом невнимательно относятся к первичным документам. Они думают, что первичка нужна только для бухгалтеров. Упуская из виду тот факт, что первичная документация необходима для расчета налогов, включая спецрежимы.  Например, на упрощенной системе налогообложения без первички нельзя уменьшить облагаемые доходы и расходы.

В Законе о бухгалтерском учете (Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ) указаны все требования к первичным документам. Важное правило – не забывать об обязательных реквизитах. Как правило нарушают именно его, когда составляют или принимают от контрагентов три основных документа: путевые листы, товарные накладные и акты на услуги.

Аудиторы нашей компании напоминают, что в первичных документах можно добавить свои реквизиты, но не разрешается убирать обязательные.

Путевые листы

В случае если из путевого листа неясно, за какой период его оформляли, то он не подтвердит расходы. У проверяющих могут возникнуть подозрения в реальности поездки, если в путевом листе нет отметок о техническом состоянии транспортного средства. В таком случае налоговики с высокой вероятностью могут исключить из расчета налога расходы на приобретение топлива. В случае если организация применяет общую систему, то проверяющие откажут и в вычете НДС.

Отсутствие отметки о медосмотре водителя – это не грубая ошибка с точки зрения учета расходов. В данном случае претензий со стороны проверяющих не будет, однако могут возникнуть вопросы у ГИБДД. За данную ошибку предполагается штраф для предпринимателей 5 тыс. руб., а на организацию 30 тыс. руб.  Если в путевом листе не будет отметки о прохождении медосмотра ГИТ, оштрафует предпринимателей на 25 тыс. руб., а организацию на 130 тыс. руб. (ст.213 ТК, ч.3 ст.5.27.2 КоАП).

Мы рекомендуем заполнять данные о расходах топлива по показаниям одометра. Маршруты необходимо расписывать подробнее и не использовать простые формулировки, такие как «по городу».   Лучше указать, по каким адресам ездил автомобиль.

Накладные

Во многих случаях организации следят лишь за формой документов, не обращая внимания на их содержание. На практике наши аудиторы столкнулись с такой ситуацией, когда компания в товарной накладной на доставку огромной партии сырья указала данные легкового автомобиля. Налоговики признали данную сделку фиктивной. Другая организация по документам в один и тот же день был подписан договор, акт о принятии работ и документ по оплате. Данную сделку так же поставили под сомнения.

Для правильного оформления товарной накладной разработана унифицированная форма №ТОРГ-12 (утв. постановлением Госкомстата от 25.12.1998 №132). Однако применять ее не обязательно с 1 января 2011 года. Данная унифицированная форма удобна для продажи товаров, по этой причине многие организации ее используют. Компания имеет право разработать собственную форму, используя №ТОРГ-12 как образец. Добавить в нее новые, удалить ненужные и оставить обязательные реквизиты

Аудиторы напоминают, что товарная накладная должна быть оформлена в день отгрузки товара со склада поставщика. Составляется накладная при совершении операции или сразу после окончания (п.2 ч.2, ч.3 ст.9 Закона №402-ФЗ). В этой связи дата отгрузки в товарной накладной не должна быть раньше даты заключения договора и должна соответствовать дате в транспортных документах.

Налоговые инспекторы могут отказать в вычете НДС, если дата отгрузки в товарной накладной гораздо позднее, чем в транспортной. Они могут решить, что отгрузки не было. Законодательство запрещает принимать к учету документы, которыми проведены фиктивные операции.

Таким образом, из-за неопределенности дат или ошибок в количестве товара может получиться, что организация продала больше, чем у нее есть. Ошибки в названии товара опасны для компании нестыковками в учёте для продавца и отказом в вычетах и расходах для покупателя.

Акты

Как таковой типовой формы для актов на работы или услуги нет. Исключением являются строительно-монтажные работы. Следует помнить, что в акте должны быть указаны обязательные реквизиты.  В первую очередь, дата и период, в котором контрагент оказал услугу. В акте должно быть указано описание услуг, а не только наименование и общая стоимость.

В случае если в акте не указана дата, невозможно определить, когда оказывались услуги. Инспекторы в данном случае могут снять расходы.

Так же мы хотим обратить внимание на тот факт, что рискованно коротко описывать услуги в акте. Исходя из многолетнего опыта проверок, мы рекомендуем расшифровывать их как можно более подробно, запросите у исполнителя детальный отчет. Налоговики в большинстве случаев запрашивают тексты письменных консультаций или экземпляры рекламных каталогов. Как правило, инспекторы предъявляют недовольство к документам на маркетинговые, рекламные и консультационные услуги. 

Налоговики так же могут отказать в учете расходов на услуги, если в акте непонятно как сложилась общая стоимость (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 06.06.2019 №Ф09-3011/19 по делу №А76-19287/2018).

Таким образом, в акте на консультационные услуги необходимо расписать рекомендации, которые дал вам исполнитель, приведите подробный и точный расчет стоимости оказанных услуг. В случае если ваша компания составляет акт об оказанных рекламных услугах, то обязательно указывается информация как, когда и какую рекламу размещали. Чтобы обезопасить себя, необходимо сохранять образцы рекламных материалов, скриншоты и фотоотчёты.  Так вы сможете обосновать расходы.