Рекомендации от налоговой по оформлению подотчетных сумм

03.12.2025

Налоговая ужесточила требования к оформлению авансовых отчетов. Инспекторы подозревают в подотчетных суммах скрытую зарплату и обналичку и стали более тщательно изучать первичные документы. Недочеты в них приводят к снятию расходов и доначислениям налогов.

Под особое внимание проверяющих теперь попадает то, каким образом выданы деньги в подотчет. При выдаче наличных бухгалтеры должны руководствоваться правилами оформления документов, установленными ЦБ. Деньги из кассы можно выдать на основании либо заявления работника, либо приказа (или иного документа) с подписью руководителя (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 3210-У). Бухгалтер самостоятельно выбирает один из двух вариантов, но можно использовать и оба документа, Например, директору деньги выдавать на основании приказ, а остальным сотрудникам на основании заявления.

Формы документов организация также разрабатывают самостоятельно. При этом в документе обязательно должны быть указаны ФИО сотрудника, сумма к выдаче, и срок, на который выдаются деньги. Кроме того, желательно указать цель выдачи суммы в подотчет. В противном случае, ИФНС проверят все бумаги по выданным суммам и есть большая вероятность, что выдачу денег постараются классифицировать как скрытую зарплату со всеми вытекающими налоговыми последствиями. (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 10.08.2023 по делу А76-16721/2022).

При перечислении подотчетных безналом на корпоративную или личную карту работника порядок оформления документов не установлен. Главное условие: личная карта должна принадлежать самому сотруднику, а не его жене, мужу и т.д. Однако, при безналичных перечислениях, также, как и при выдаче наличных, безопаснее все же оформить приказ или заявление. Это может быть и другой документ, например, служебная записка.
В заявлении (служебной записке) должны быть указаны реквизиты счета, на который сотруднику перечисляются деньги в подотчет В платежном поручении также следует указать, что выдаются именно подотчетные суммы и соответствующий им код перечисления. Судебная практика в этом вопросе на стороне налоговиков. К примеру, в одном споре директору перечисляли деньги на его зарплатную карту с пометкой «на хознужды». Деньги при этом перечислялись с кодом 01 «зачисление заработной платы» Авансовые отчеты директор не представлял, и все полученные суммы признали его скрытой зарплатой (определение Верховного суда от 17.04.2024 309-ЭС24-4450).

Сотрудник, получивший подотчетные средства, должен представить в бухгалтерию компании авансовый отчет, независимо от того, каким способом были получены деньги: наличными, на корпоративную или личную карту.

Срок, в который работник должен отчитаться по использованным суммам, устанавливает работодатель (п. 6.3 Указания ЦБ 3210-У). Теперь выдавать деньги под отчет можно, даже если у работника еще числятся средства по предыдущим выдачам. Если правила компании предполагают длительный период выдачи подотчетных сумм, то сотрудник может сдать один отчет по всем авансам за месяц или другой период. И наоборот, по одной выданной в подотчет сумме можно предоставить несколько авансовых отчетов. Главное, чтобы документы не содержали противоречий.

Если сотрудник не потратил полученную сумму и полностью вернул ее в кассу, авансовый отчет не нужен. Авансовый отчет не составляется и в случае, когда сотрудник потратил свои деньги, а затем получил возмещение. В этом случае, работник предоставляет заявление на компенсацию затрат, а также отчет, с приложенными к нему подтверждающими расход документами.

В качестве подтверждающих документов могут быть, например, кассовый чек, бланк строгой отчетности, квитанции электронных терминалов (слипы) и др. Форму отчета и перечень подтверждающих документов можно приложить к приказу о порядке возмещения расходов работникам.

Требования к первичным документам подотчетников.
Кассовый чек.

Кассовый чек должен содержать реквизиты, предусмотренные статьей 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 54-ФЗ. Если, например, в чеке нет адреса, наименования товаров, сведений о продавце, QR-кода или других обязательных реквизитов, то такой чек считается составленным с нарушением и не может быть принят в качестве подтверждающего документа (письмо ФНС от 05.03.2021 03-03-07/15819). В то же время неточности в первичке не опровергают сам факт расходов сотрудника (письмо Минфина от 04.02.2015 03-03-10/4547). Главное, чтобы из чека было понятно, что именно приобрел сотрудник, когда и у кого. Следует заранее информировать подотчетников, какие чеки должны быть предоставлены в бухгалтерию.

Налоговики могут запросить документы за трехлетний период. При этом чеки ККТ обычно выцветают и становятся нечитаемыми за гораздо более короткий период времени. Понятно, что для инспекторов не читаемый документ не будет служить оправданием понесенных расходов. Тогда защищаться придется в суде. Чтобы избежать этого, попросите своих работников предоставлять электронные чеки ККТ. Если сотрудники платят через систему быстрых платежей или мобильный банк, электронные версии чеков можно скачать в сервисе ФНС «Мои чеки онлайн». →lkdr.nalog.ru. Если сотрудник потерял чек или вовсе забыл его получить, он может обратиться к продавцу за дубликатом.

Напомните, что без надлежаще оформленных документов, подтверждающих расход, подотчетные средства придется показать, как личный доход сотрудника и удержать с них НДФЛ, а также начислить страховые взносы (письмо Минфина от 16.12.2019 03-04-06/98341).

Товарный чек.

Некоторые организации и ИП могут работать без онлайн-кассы. Условия и виды деятельности для работы без применения ККТ перечислены в статье 2 Закона 54-ФЗ. Такие организации вместо чека обычно выдают товарный чек. Этот документ также должен содержать всю необходимую информацию:

номер документа;
дата, время, адрес или место взаиморасчета;
название, ИНН организации, осуществившей продажу;
система налогообложения при взаиморасчете;
признак расчета;
номенклатура и количество проданных товаров/оказанных услуг;
стоимость за единицу, учитывая скидки, наценки;
сумма взаиморасчета со ставкой и НДС;
форма взаиморасчета (наличные, безналичные);
Ф. И. О., должность, подпись работника, выдавшего чек.

При несоответствии предоставленного товарного чека вышеперечисленным условиям, подход тот же, что и с кассовым чеком. Если в документе есть возможность идентифицировать продавца, купленный товар, место и время расчетов, то такие расходы можно принять. Но в этом случае вероятность споров с ИФНС сильно возрастает.

Посадочный талон.

Этот документ подтверждает, что работник был на рейсе. Бумажный посадочный талон должен содержать отметку о досмотре. А вот если работник представил электронную версию документа, можно ограничиться только ей (письмо Минфина от 09.01.2024 03-03-05/217).

Рассчитаться с подотчетниками организация обязана, даже если документов не хватает. Случается, что предоставленные документы не отвечают требованиям и принять их к учету в обычном порядке нельзя. Тем не менее, работник потратил средства на нужды организации и руководитель распоряжается принять расходы.

В этом случае, сотруднику рекомендуется предоставить в бухгалтерию служебную записку в произвольной форме с директивой руководителя о возмещении понесенных расходов. На основании этой записки бухгалтерия принимает расходы, но сумму налогооблагаемой прибыли эти расходы не уменьшают и отражаются на счете 91 субсчет «Прочие расходы». С них надо рассчитать НДФЛ и взносы как с дохода сотрудника (определение Верховного суда от 11.02.2021 по делу А66-6506/2019).

Если директор отказывает подотчетнику в возмещении расходов без документов, деньги сотрудником должны быть возвращены, иначе суммы придется включить в его доход.