Организация не отразила доход сотрудника и не удержала НДФЛ. Как исправить данную ошибку

По какой причине необходимо исправить эту ошибку: когда организация не отразила в 2019 году доход сотрудника и не удержала с него НДФЛ, ее могут оштрафовать налоговики. Все можно исправить, если бухгалтер отразит в расчете 6-НДФЛ и справке 2-НДФЛ суммы дохода и налога. Важно удержать налог из последующих выплат и перечислить в бюджет не только НДФЛ, но и пени. Данную ошибку необходимо исправить до того, как об ошибке узнает налоговая инспекция.

Рассмотрим следующую ситуацию. Организация арендует у работника транспортное средство. В феврале 2020 года бухгалтер увидела, что не отразил в доходах работника за ноябрь 2019 года арендную плату, которую ему выплатили 20 ноября. Соответственно, не удержал и НДФЛ. Справку 2-НДФЛ и расчет 6-НДФЛ за 2019 год еще не сдал.

Не нужно торопиться сдавать за сотрудника справку о неудержанном налоге по форме 2-НДФЛ с признаком 2 (п.5 ст. 226 НК). Инспекторы отмечают, что у организации существует возможность удержать налог при очередной выплате дохода сотруднику в 2020 году (письмо ФНС от 24.04.2019 №БС-3-11/4119).  Каким образом можно исправить такую ошибку в данной ситуации, все зависит от того, когда данная ошибка была выявлена и успела ли бухгалтер до сдачи 2-НДФЛ и расчета 6-НДФЛ за 2019 удержать сумму налога.

Успеваете удержать налог до отчетности. Например, удержали всю сумму налога 10 февраля. В таком случае в строке 020 и 040 раздела 1 6-НДФЛ за 2019 год необходимо отразить арендную плату и начисленный с нее налог. В тоже время строки 070 и 080 заполнять не нужно (письмо ФНС от 01.08.2016 №БС-4-11/13984). Удержанный в 2020 году налог будет отражен в строке 070 6-НДФЛ за 1 квартал. В разделе 2 6-НДФЛ этого расчета нужно отразить выплату.

В приложении к справке 2-НДФЛ за 2019 год необходимо показать сумму арендной платы с кодом 2400. Арендную плату необходимо включить в общую сумму дохода и налоговую базу в разделе 2 справки. Одну и ту же сумму НДФЛ необходимо отразить как исчисленный, удержанный и перечисленный налог. Так как на момент сдачи справки 2-НДФЛ за 2019 год у вас нет долга перед бюджетом.

В данном случае штрафа за несвоевременно удержанный НДФЛ не будет. Так как организация заплатила недоимку и пени до того, как налоговики обнаружили недоплату. В расчете нет ошибок, которые привели к занижению налога, подлежащему уплате в бюджет. И расчет 6-НДФЛ за 2019 год представили своевременно, то есть не позднее 1 марта (п. 1,2 ст. 123 НК).

 Удержать налог до отчетности не успеете. В случае, когда организация не успела удержать сумму налога до 1 марта 2020 года, то в справке 2-НДФЛ за 2019 год в разделе 2 компания в строке «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» она укажет НДФЛ, который не удалось удержать. Такую же сумму необходимо отразить по строке 080 раздела 1 6-НДФЛ за 2019 год. Это нужно, чтобы эти справки 2-НДФЛ сошлись с цифрами в 6-НДФЛ (п.3.4 Приложения к письму ФНС от 10.03.2016 №БС-4-11/3852). В таком случае налоговики имеют право оштрафовать организацию на 20% от неудержанной суммы НДФЛ, который не был перечислен в срок. Факт неуплаты инспекторы выявят из отчетов организации (п.1, 2 ст. 123 НК).

После удержания налога, нужно подать корректировочную справку 2-НДФЛ, а также уточненный расчет 6-НДФЛ за 2019 год (письмо ФНС от 02.03.2015 №БС-4-11/3283). В этой справке необходимо показать всю сумму НДФЛ как исчисленный, удержанный и перечисленный. А в уточненном расчете 6-НДФЛ за 2019 год рекомендуется убрать из строки 080 сумму, которую ранее организация показывала, как неудержанную налоговым агентом.

По мере удержания НДФЛ, необходимо отражать его по строке 070 расчетов 6-НДФЛ за соответствующие периоды. Каждый раз, когда бухгалтер будет удерживать налог, нужно заполнять в разделе 2 отчета отдельный блок строк 100-140.

После сдачи отчетности, организация обнаружила ошибку. Если организация уже сдала отчеты по НДФЛ за 2019 год и только после увидели ошибку, то в этом случае необходимо подготовить уточненный 6-НДФЛ. В строках 020 и -40 раздела 1 нужно отразить аренду и начисленный с нее налог. Нет необходимости заполнять строку 070 в разделе 1 за 2019 год, потому что этот налог удержат в 2020 году. В расчетах за 2020 год удержанный налог необходимо отразить так же, как и в случае, когда ошибку обнаружили до подачи отчетов, но не успели удержать.

Потребуется и корректировочная справка 2-НДФЛ. Если на момент корректировки организация удержала и перечислила НДФЛ, то в корректировочной справке необходимо отразить код дохода и сумму аренды, и одинаковую сумму налога в разделе 2 как исчисленную, удержанную и перечисленную.

На момент подачи уточненного расчета, если компания удержала и перечислила НДФЛ и заплатила пени, то штрафа по статье 123 НК не будет. Так как она предоставила уточненный расчет 6-НДФЛ, доплатила недоимку и пени до подачи уточненного расчета. Важно успеть сделать все эти процедуры до того, как ошибку и недоимку обнаружат налоговики (п. 3, 4, 6 ст. 81 НК).