Каким образом необходимо хранить электронные документы

Наши аудиторы рекомендуют не спешить распечатывать все документы, которые компания получила в период нерабочих дней в электронном формате. Часть из которых не нужно хранить на бумажном носителе. Далее в статье разберем как нужно оформлять и хранить.

1. Способы оформления.

В электронном формате необходимо оформлять первичку, при выполнении следующих условий. Первое условие, закон не обязывает составлять документ только на бумаге. Второе условие, документ заверен электронной подписью. Третье условие, компания договорилась с контрагентом об обмене электронными документами, которые заверенные электронными подписями обеих сторон (ст. 6 ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ, письмо Минфина от 04.12.2019 №03-03-06/1/94297).

Чиновники дали разрешение подтверждать расходы электронной первичной документацией, которую заверили любой электронной подписью (письма Минфина от 27.042020 №03-03-06/1/34096, ФНС от 20.02.2018 №ЕД-4-15/3372). Существуют три вида подписей: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ч.1 ст. 5 Закона №63-ФЗ). Заверять электронную первичную документацию можно любой подписью, пока не будет принят федеральный стандарт по бухгалтерскому учету, который уточняет, какую из них использовать (ст. 21 ФЗ от 06.12.2011 №402-ФЗ).

Счета-фактуры в электронном виде подтверждают вычет НДС, только если их завизировать квалифицированной подписью (письмо ФНС от 17.01.2014 №ПА-4-6/489). Имеется смысл использовать ее и для первичной документации. Следует отметить, что квалифицированная подпись самая защищенная от подделок и подходит для электронной отчетности.

2. Способы хранения

Первичную документацию, регистры бух. и налогового учета, счета-фактуры, налоговые декларации и расчеты компания может хранить в электронном формате, только в случае, если они заверены электронной подписью. В случае, если нет электронной подписи, то нужно распечатать и хранить не дольше сроков, которые отведены для бумажных документов. Электронные документы необходимо хранить в двух экземплярах: один-основной, другой-рабочий. Держать их нужно на разных устройствах. К примеру, на внешнем носителе и на компьютере. Организации следует приобрести устройства и программы, на которых можно воспроизводить, копировать и конвертировать электронные документы. Советуем установить режим сохранности, при котором невозможно утратить или исказить документ, сделать его рассылку без разрешения. Как только поменяете в организации технику и программы, перезапишите архивные документы в новых форматах и на новые носители. Раз в пять лет, но не реже нужно проверять в рабочем ли состоянии носители и воспроизводится ли документ. При необходимости нужно перезаписать его. В случае если в документ попали компьютерные вирусы, его нужно «вылечить» и удалить вредоносную программу (п. 2.30, 2.32, 2.39 приказа Минкультуры от 31.03.2015 №526).

Ситуации, когда обязательно нужно распечатывать электронную первичную документацию

1. На проверке налоговики требуют первичку, которую организация создала не формам ФНС (абз. 3 п.2 ст. 93 НК, письмо ФНС от 06.12.2019 №ЕД-4-15/25049).
2. Электронный документ требуют распечатать проверяющие, к примеру, из трудовой инспекции или прокуратуры (п. 6 ст. 9 Закона №402-ФЗ).
3. В договоре указано условие, при которых надо распечатать документ. В данном случае можно предоставить партнеру бумажную копию электронного документа.