Как рассчитывают резерв по отпускам в бухгалтерском и в налоговом учетах

В налоговом учете формирование резерва является добровольным, а в бухгалтерском – это обязанность организации. Данное требование игнорировать опасно. Инспекторы могут оштрафовать компанию за грубое нарушение учета доходов и расходов на 30 тыс. руб., а руководителя компании –на 10 тыс. руб. (ст. 120 НК, ст. 15.11 КоАП).

Для чего создают

Бухгалтерский учет. Для того чтобы на отчетную дату показать оценочное обязательство компании перед работниками по оплате предстоящих отпусков (п. 15 ПБУ 8/2010)

Налоговый учет. Чтобы равномерно распределить предстоящие расходы на оплату отпусков в течение года (п. 1 ст. 324.1 НК)

Кто формирует

Бухгалтерский учет. Все организации. Исключение — компании, которые имеют право применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета (п. 3 ПБУ 8/2010)

Налоговый учет. Организации, которые считают налог на прибыль методом начисления и добавили в учетную политику условие, что создают резерв отпусков (п. 1 ст. 324.1 НК)

Что пишут в учетной политике

Бухгалтерский учет. Устанавливают метод расчета резерва, периодичность его создания

Налоговый учет. Добавляют правило, что компания формирует резерв отпусков. Устанавливают способ резервирования, ежемесячный процент отчислений и предельную величину резерва. Можно составить шаблон сметы (расчета) ежемесячных отчислений в резерв как приложение к учетной политике (п. 1 ст. 324.1 НК, письмо Минфина от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147)

Как считать

Бухгалтерский учет. Последовательность расчета резерва отпусков нормативными документами не предусмотрен. Существует возможность использовать способы, которые рекомендовал Минфин (письмо от 20.05.2015 № 02-07-07/28998). Величину резерва считают как произведение количества неиспользованных дней отпуска на отчетную дату на среднедневной заработок с учетом страховых взносов на дату расчета резерва.

Существуют два способа рассчитать среднедневной заработок. Первый – определить заработок по каждому сотруднику. Второй – в целом по компании или по группам персонала. Например, отдельно считать среднедневной заработок для производственного и управленческого персонала.

Налоговый учет. Процент ежемесячных отчислений считают как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда с учетом страховых взносов, в том числе на травматизм (п.1 ст. 324.1 НК).

Предполагаемую сумму расходов на оплату отпусков (предельную величину резерва) и предполагаемые расходы на оплату труда можно определять по данным предыдущего года.

На последнее число каждого месяца считают отчисления в резерв как произведение процента ежемесячных отчислений на сумму фактических расходов на оплату труда с учетом страховых взносов. Эту сумму включают в расходы до тех пор, пока резерв, начисленный с начала года, не сравняется с предполагаемой годовой суммой отпускных. Когда сравняется, отчисления не делают.

Периодичность отчислений в резерв

Бухгалтерский учет. Резерв формируется на отчетную дату, которую прописали в учетной политике: на последнее число каждого месяца, квартала или только на 31 декабря. Формировать резерв на последний день года вправе лишь те компании, которые представляют участникам только годовую бухгалтерскую отчетность (п. 15 ПБУ 8/2010)

Налоговый учет. Ежемесячно (п. 1 ст. 324.1 НК, письмо Минфина от 31.10.2016 № 03-03-06/2/63372)

Когда проводить инвентаризацию

Бухгалтерский учет. Инвентаризацию резерва необходимо проводить на конец года. Корректируйте резерв исходя из фактических обстоятельств на отчетную дату — учитывайте уже использованные и вновь заработанные дни отпуска, которые не были учтены при расчете предыдущего резерва (п.23 ПБУ 8/2010)

Налоговый учет. Инвентаризация резерва проводится на конец года. В течение года резерв не корректируйте (п. 3 ст. 324.1 НК, письмо Минфина от 23.08.2018 № 03-03-06/1/60144)

Рассмотрим на примере расчет резерва в бухгалтерском и налоговом учетах

Организация в налоговой учетной политике указала создание резерва на оплату отпусков на предстоящий год, в бухгалтерская отчетность для участников формируется ежеквартально. Согласно штатному расписанию в организация с 1 января работать три сотрудника:

• Директор с окладом 60 тыс. руб.;
• Главный бухгалтер с окладом 35 тыс. руб.;
• Бухгалтер с окладом 25 тыс. руб.

Совокупный тариф страховых взносов (22+2,9+5,1+0,2) – 30,2%

Тариф на травматизм – 0,2%

Предположим, что все сотрудники на 1 января отгуляли отпуск за предыдущий год. На следующий год все сотрудники запланировали 28 дней отпуска на октябрь — декабрь

Для начала рассчитаем налоговый резерв. Фактически сотрудники работают 11 мес в году, так как один месяц – отпуск.

Предполагаемая сумма расходов на оплату труда – 1 320 000 руб. (120 000 руб. *11 мес.)

С учетом страховых взносов 1 718 640 руб. (1 320 000 руб. * 1,302)

Предполагаемая годовая сумма расходов на отпуск –  114 675,76 руб. (120 000 руб. : 29,3 дн. *28 дн.)

С учетом страховых взносов 149 307,83 тыс. руб. (114 675, 76 руб. * 1,302)

Процент отчислений в резерв составил 8,69 (149 307,83 руб. : 1 718 640 руб. *100%)

Предельная сумма резерва может быть равна предполагаемой сумме расходов на оплату отпусков или превышать ее. К примеру, на процент превышения в прошлом году.

Организация решила рассчитать предельную сумму резерва с учетом 10% превышения в прошлом году – 164 238, 61 руб. (149 307,83 руб. * 1,1).

 Расчет резерва на оплату отпусков в налоговом учете

Для того чтобы рассчитать резерв по отпускам воспользуемся способом расчета среднедневного заработка в целом по компании, а не отдельно по каждому сотруднику.

Расчет резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете