Графики отпусков с 2019 года

График отпусков на 2019 год надо составить и утвердить за две недели до конца 2018 года.

Какие изменения нужно учесть в графике отпусков – поделятся аудиторы нашей компании «Аудит Эксперт» в этой статье.

График отпусков на 2019 год:

Форма составления. Это компания может выбирать сама. По двум вариантам – либо разработать свой бланк, либо использовать унифицированную форму №Т-7.

Кого включить? Указываются все сотрудники, работающие по трудовому договору, учитывайте и внешних совместителей тоже.

Даты отпусков. Работодатели могут выбирать даты отпусков самостоятельно, не согласовывая их с сотрудниками. Но делить отпуск без согласования работника нельзя.

Изменение с 22 октября 2018 года – работники, имеющие трое и более детей, имеют право выбирать даты отпусков по своему желанию.

Отпуск может начаться даже с выходного дня. Кроме этого, точные даты в графике отпусков указывать не обязательно, а написать только месяц. Но для бухгалтера будет проще, если точная дата будет известна заранее.

Сколько дней указывается в графике отпусков? В порядке заполнения унифицированной формы по отпускам нет разъяснений, сколько дней указывать, поэтому можете заполнять так, как Вам удобнее.

Неиспользованные дни отпуска. Как разъяснил Роструд – работодатели обязаны учитывать все неиспользованные дни отпуска сотрудника при составлении графика.

Мнения чиновников из Роструда разделились. По мнению одних – в графике отпусков указываются только те периоды, в которых компания планирует фактически отпустить сотрудника в отпуск. Если у сотрудника всего 30 дней отпуска в том числе неиспользованных. Но по договоренности с работодателем в 2019 году сотрудник будет отдыхать только 20 дней. Тогда эти 20 дней и надо указать в графике.

По мнению других чиновников – в график надо вписывать только те дни, которые сотрудник заработал за год.

Третьи утверждают, что в графике отпусков работодатель обязан указать все дни неиспользованного отпуска.

Письменное разъяснение можете увидеть на сайте Роструда, где чиновники рекомендуют указывать в графике все дни неиспользованного отпуска. И когда на проверке трудинспекции будут задавать вопросы – можете сослаться на эти разъяснения на сайте ведомства.

Работодатель имеет право настаивать на том, чтобы работник использовал дни неиспользованного ранее отпуска.

Дни отпуска компания может выбрать сама без согласия работника, но делить отпуск на части без согласования работника нельзя. Если работник сам захотел разделить отпуск, то одна из частей отпуска не должна быть менее 14 календарных дней.

При расчете количества дней отпуска надо учитывать год с даты с даты приема работника, но не календарный. Если сотрудник приступил к работе с 4 октября 2018 год, тогда нужно предоставить ему отпуск до 3 октября 2019 года в количестве не менее 14 дней.

Если сотрудником не использованы все дни отпуска, они не исчезают. Неиспользованные дни отпуска переносите до того момента, пока работник их не использует. Если этот работник будет увольняться, надо будет оплатить ему компенсацию за все дни неиспользованного отпуска (пост. Конституционного суда №38-П от 25 октября 2018 г.).

Что написать в график про дополнительные отпуска.

Если у сотрудника имеется доп. отпуск – учитывайте это в вашем графике отпусков. Так, работникам с ненормированным рабочим временем дополнительный отпуск предоставляется в размере 3-х дней (чт. 119 ТК).

Если сотрудник желает взять отпуск полностью – надо предоставить ему и основной и доп. отпуск вместе. И в графике тогда указываете 31 день в том случае, когда сотрудник не имеет неиспользованных отпускных дней. Если работник хочет взять отпуск частями – тогда разделите его.

Доп. отпуск предоставляется работникам на вредных или опасных работах на 7 календарных дней (ст. 117,119 ТК).

Утверждение графика. При составлении графика отпусков по форме №Т-7 (унифицированная форма), перед подписанием этого графика необходимо заполнить графы 1-6. И уже после этого график утверждается руководителем. График согласовывается с профсоюзным органом компании (если таковой имеется). Кроме того, график должен подписать руководитель кадровой службы.

Дальше, после утверждения графика, ознакомьте с ним всех работников под подпись.

Аудиторы «Аудит Эксперт» объясняют, как правильно менять график отпусков в 2019 г.

Разрешается менять даты отпусков в графике, то только с согласия работодателя и работника. Исключение составляют сотрудники, которые имеют право сами выбрать время отпуска. И для этого работники обязаны предоставить подтверждающие документы. Например, внешние совместители должны предоставить копию приказа о переносе своего отпуска по основному месту работы.

Когда работник планирует перенести свой отпуск – ему надо написать заявление. Если инициатива о переносе отпуска со стороны работодателя – сделайте приказ и ознакомьте работника под подпись. Таким образом у компании будет письменное подтверждение о согласии работника на перенос отпуска. И тогда в графике отпусков надо указать основание для переноса отпуска – приказ.

Информацию об изменении периода отпуска внесите в график – графы 8 и 9. Неиспользованные дни отпуска перенесите в график отпусков на 2020 год. В законе не говорится, как правильно вписать в график новых работников, которые пришли после утверждения данного документа. Поэтому компании сами вправе определять, как дополнять график. Будет правильным, если компания закрепить этот порядок во внутренних кадровых документах, допустим, в правилах трудового распорядка компании.

Из практики наших аудиторов замечено два основных способа, которыми пользуются бухгалтера. Первое – информацию по новым работникам вообще не заносят в график. Законодательство в этом случае не нарушено – так как на момент составления графика работника еще не было. Второй метод – создают приложение  к графику, в котором и включаются сведения об отпусках новых работников.

Какие дни для отпуска лучше выбрать в 2019 году?

Рассмотрим, какой же самый выгодный месяц для отпуска в 2019 году.

Например, работник уже отработал полных 12 месяцев до предполагаемого отпуска. В каждом месяце отпускных дней всего семь без праздничных. Таким образом, самым выгодным месяцем для семидневного отпуска в 2019 году – это май. Потому что 2 и 3 мая не праздничные дни, а перенесенные выходные. А за выходные дни, в отличие от праздничных, работнику платят отпускные.