Экспресс-аудит отчётности: как удостовериться в корректности данных перед завершением третьего квартала.

В этом материале аудиторы компании «Аудит Эксперт» представили эффективные методы быстрой проверки учёта перед формированием отчётности. Они систематизировали свой опыт и создали подробное руководство, которое поможет выявить скрытые ошибки в учёте.

В процессе аудита компании необходимо выявить слабые места в системе учёта. Ведь даже одна пропущенная галочка в программе может привести к искажению отчётности и значительным штрафам. В статье эксперты перечислили такие уязвимые места.

Подробнее рассмотрим ситуации, где главные бухгалтеры чаще всего допускают ошибки.

Три ошибки, которые могут привести к проблемам в учёте

При неправильном закрытии отчётного периода могут возникнуть серьёзные проблемы.

Во-первых, если не закрыть полностью счета учёта коммерческих и управленческих расходов, то на конец отчётного периода на этих счетах должно быть нулевое сальдо, так как все расходы должны быть учтены в периоде.

Во-вторых, если расходы распределены неправильно или размер незавершённого производства и готовой продукции определён некорректно, это также может привести к проблемам. Особенно часто такие ошибки возникают при ручном вводе данных. Чтобы избежать проблем, можно проанализировать показатели в динамике и сравнить ожидаемые значения с реальными.

В-третьих, если не учтены некоторые операции, например, начисление налогов или формирование оценочных значений, это также может привести к проблемам. В этом случае для выявления ошибок может потребоваться анализ внешних источников, таких как банковские выписки или бухгалтерские справки.

Шаг 1. Проверка состояния баланса.

На основании оборотно-сальдовой ведомости можно определить, корректно ли были зарегистрированы операции в системе учёта и не были ли пропущены технические операции по закрытию периода. В налоговом учёте проводятся операции, направленные на выявление возможных ошибок в учёте расходов компании. Для этого главные бухгалтеры формируют оборотно-сальдовые ведомости по счетам расходов в разрезе налогового учёта. Например, для счетов 20, 23, 25, 26, 44, 91.

Налоговый учет. В ходе анализа обнаружено, что расходы по статье «Организация корпоративного мероприятия» были учтены. Однако, согласно пункту 2 статьи 264 Налогового кодекса, такие расходы не могут быть учтены в налоговом учёте. Необходимо внести соответствующие корректировки в учёт.

Счета для учёта расходов. В конце месяца счета 20, 23, 25, 26 и 44 закрываются без остатка. В сальдо может быть отражено только незавершённое производство. Если сальдо по этим счетам есть, а незавершённого производства нет, то, скорее всего, в программе выбран неправильный документ или настроены неправильные параметры.Для выяснения причины необходимо обратиться к карточкам счетов. Возможно, операция была скорректирована, но закрытие счёта в программе не было проведено.

Остатки по счетам. Проверьте, нет ли на ваших счетах недопустимого остатка:

• кредитового на активных счетах;
• дебетового на пассивных счетах.

Например, на счёте 50 «Касса» не должно быть кредитового остатка. Если он есть, это может означать, что деньги были выданы дважды.

Также важно проверить, всё ли в порядке внутри счетов. В том числе необходимо обратить внимание на пустые значения в названиях статей. Например, в 1С это выглядит так: «…». Пропуски в названиях статей означают, что в операции не была заполнена аналитика. Например, для расходных счетов это статья затрат. Чтобы отчётность была сформирована правильно, необходимо добавить аналитику.

 Шаг 2. Контроль математических вычислений.

Необходимо обращать внимание на необычные изменения в показателях. Например, если обороты резко выросли по сравнению с предыдущими кварталами, хотя для этого не было никаких предпосылок, то это может быть сигналом для проверки. В таких ситуациях важно убедиться в правильности расчётов и логики учёта. Мы рассмотрим типичные соотношения, которые обычно встречаются в практике большинства компаний.

НДС с реализации. Специалисты по бухгалтерскому учёту проводят анализ операций, связанных с НДС, на счёте 90, субсчёт «Выручка». В рамках этого анализа они также учитывают обороты по счёту 90, субсчёт «НДС». Обороты по НДС должны соответствовать пропорции 20/120 или 10/110 от общей суммы выручки.

НДС с авансов. Аналогичное соотношение можно наблюдать в счетах 62, субсчёт «Расчёты по авансам, полученным», и 76, субсчёт «Расчёты по НДС с авансов, полученных»: 20 к 120 или 10 к 110. Исключение составляют случаи, когда НДС с авансов не нужно рассчитывать (абзацы 3–5 пункта 1 статьи 154 Налогового кодекса). Предположим, компания занимается деятельностью, облагаемой НДС. От клиентов поступили авансы на сумму 30 000 рублей. На счёте 76 отражён НДС в размере 5000 рублей. Это означает, что пропорция 20 к 120 соблюдается (5000 / 30 000).

Расчёты с партнёрами. Если в рамках одного договора с партнёром есть как дебетовое, так и кредитовое сальдо, то, возможно, расчёты не согласованы. В зависимости от количества договоров, используются различные методы проверки. Если договоров немного, то можно провести визуальную проверку. Нужно открыть обороты по счетам расчётов с партнёрами без разбивки на субсчета, но с аналитикой по договорам.

Если же договоров много и визуальная проверка затруднительна, то можно выгрузить данные в Excel и провести проверку с помощью формулы «ЕСЛИ». Это позволит задать условие: «Если конечное сальдо по дебету не равно нулю и конечное сальдо по кредиту не равно нулю, то вывести сообщение об ошибке, иначе ошибки нет». Например, формула может выглядеть так: =ЕСЛИ(И(F20;G20);«Ошибка»;«Ошибки нет»).

 Шаг 3. Дополнительная функция 1С для оперативного контроля учёта.

В программе «1С:Бухгалтерия 8.3» для всех организаций доступен отчёт «Экспресс-проверка ведения учёта». Этот инструмент позволяет оценить, насколько операции соответствуют учётной политике, и провести анализ состояния бухгалтерского учёта.

Некоторые ошибки, обнаруженные программой, можно исправить непосредственно в отчёте. Экспресс-проверку можно найти во вкладке «Отчёты» → «Анализ учёта».

В качестве дополнительного инструмента для проверки рекомендую использовать отчёт «Контроль отрицательных остатков» в 1С. Он поможет избежать ошибок при расчёте себестоимости проданных товаров. Чтобы открыть отчёт, выберите в меню «Склад» > «Отчёты» > «Контроль отрицательных остатков».

 Как определить наличие ошибок в учёте?

1. На счёте 02 «Амортизация» отсутствуют обороты. Возможно, забыли начислить амортизацию.
2. На счёте 10 «Материалы» отсутствуют обороты по использованию материалов или сальдо по имеющемуся сырью. Забыли списать или оприходовать.
3. На счёте 19 «НДС по приобретённым ценностям» наблюдается значительный остаток. Не отразили счета-фактуры в книге покупок.
4. На счетах 20, 23, 25, 26, 44 наблюдается сальдо на конец периода. Не провели закрытие месяца.
5. На счёте 51 «Расчётные счета» не сходится остаток с данными банковских выписок. Некорректно провели выписки по счетам.
6. На всех счетах наблюдается красное сальдо. Вероятно, со счёта списали больше, чем было возможно, или задвоили операцию.

 Наиболее распространённые ошибки связаны с незакрытыми сальдо.

• Это так называемые «лесенки», когда расчёты по одному контрагенту, договору или документу не сведены. Для решения этой проблемы можно использовать отчёт «Анализ субконто, Контрагенты», который группирует данные по контрагентам и договорам. Если у компании много контрагентов и видов расчётов с ними, лучше делать отбор по счетам, например, в группе 60 или в группе 76 и т. д. Также иногда возникает проблема с выбором статьи затрат для целей налогового учёта.
• В некоторых системах учёта можно увидеть отрицательные остатки на счетах. В большинстве случаях они выделяются красным цветом. В отчётах можно увидеть много полезной информации. Например, если счёт 97 не имеет движения, это может означать, что ежемесячные списания расходов не были выполнены. Также стоит обратить внимание на отсутствие оборотов по счёту 96, если компания формирует резервы. При выгрузке данных из программ для расчёта заработной платы часто теряются проводки по начислению и использованию резервов на отпуска.
• Одна из распространённых ошибок — не начисление налогов, по которым не была представлена декларация, например, авансов по налогу на имущество. Ещё один индикатор — расхождение остатков по счёту 68 с данными ЕНС. Часто теряются пени и штрафы, которые начисляет ФНС.