Бухгалтерские проводки по подготовке офиса к осеннему периоду

Приводим примеры бухгалтерских проводок, которые могут оказаться полезными для вашей организации, если осенью станет необходимо провести проверку вентиляционных и отопительных систем, подготовить офис к холодному сезону или организовать генеральную уборку. Оборудование, используемое для уборки, может быть учтено как хозяйственные материалы.

Уборка и поддержание порядка на территории.

Компания может проводить осеннюю уборку как по собственной инициативе, так и в силу обязательств. Например, промышленные предприятия должны благоустраивать территорию (раздел «Благоустройство» СНиП II-89-80, утв. постановлением Госстроя от 30.12.1980 № 213). Кроме того, требование по поддержанию порядка на прилегающей территории может быть указано арендодателем в договоре аренды. Компания также может зафиксировать в локальном нормативном акте дополнительные расходы на уход за территорией, такие как уборка листьев, уход за растениями, ремонт асфальтового покрытия или установку ограждений.

Как правило, затраты на содержание территории вокруг офиса относятся к общехозяйственным расходам и отражаются следующей проводкой:

Дебет 26 (44, 91 субсчет «Прочие расходы») Кредит 60 (76) — учтены расходы на работы по благоустройству и озеленению территории.

Важно: Если вы проводите работы по утеплению офиса, необходимо пересмотреть первоначальную стоимость объекта.

Уборка офиса и клининговые услуги.

Компания должна обеспечивать чистоту в помещениях (ст. 212 ТК). Учет затрат на уборку зависит от способа ее организации. Если уборка осуществляется собственными силами, то приобретаются необходимые инструменты, моющие средства и расходные материалы, которые учитываются на счете 10. Списание этих средств происходит в зависимости от того, к чему они отнесены. Чаще всего это материалы, и списание осуществляется так:

Дебет 26 (25, 44) Кредит 10 – списана стоимость средств (материалов) при передаче в эксплуатацию.

Возможен вариант заказа клининговых услуг. В этом случае закупка инвентаря и химических средств не требуется, так как их предоставляет клининговая компания. В учете отражаются только расходы на оплату услуг:

Дебет 20 (25, 26, 29, 44…) Кредит 60 – отражены расходы на оплату клининговых услуг;

Дебет 60 Кредит 51 – оплачены клининговые услуги.

Утепление помещения

Инвестиции в термоизоляцию офисного пространства можно рассматривать как модернизацию здания, что повлечет за собой корректировку его начальной стоимости. Зачастую, для реализации подобных проектов привлекают сторонних подрядчиков. В случае аренды помещения, бухгалтерские проводки выглядят следующим образом:

Дебет 08 Кредит 60 (76, 10) – отражена стоимость усовершенствования, произведенного подрядной организацией.

Дебет 01 Кредит 08 – введено в эксплуатацию неотделимое улучшение арендованного объекта недвижимости.

Дебет 60 Кредит 51 – произведена оплата за осуществленные ремонтные работы.

Если здание является собственностью компании:

Дебет 08 субсчет «Затраты на реконструкцию» Кредит 60 (10, 16, 23…) – отражены издержки на модернизацию здания.

Дебет 01 Кредит 08 субсчет «Затраты на реконструкцию» – увеличена изначальная стоимость основного актива.

Дебет 60 Кредит 51 – выплачены средства за работы по реконструкции здания.

Важно: Налоговые органы могут расценить замену окон как реконструкцию.

Замена окон в офисе

Обновление оконных конструкций преследует цель создания благоприятной рабочей атмосферы. Затраты, связанные с демонтажем старых и монтажом новых окон, могут быть расценены как ремонтные, если документально подтвердить, что эти работы не являются реконструкцией. Основанием для признания работ ремонтом служит наличие договора с компанией-исполнителем, сметной документации и акта приемки выполненных работ. В бухгалтерском учете:

Дебет 26 (25, 44) Кредит 60 – отражены расходы на ремонт помещения (замена окон) подрядчиком.

Дебет 60 Кредит 51 – оплачены работы по демонтажу и монтажу окон.

Ремонт вентиляции и установка обогревателей

Для поддержания благоприятной обстановки в офисных помещениях крайне важны систематическое техобслуживание вентиляции и регулирование температурного режима. При выявлении сбоев аппаратуры требуется ее починка или установка новых элементов. Финансовые траты на поддержание основных фондов в рабочем состоянии причисляются к обычным издержкам (согласно пункту 67 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Министерства финансов от 13.10.2003 № 91н). Бухгалтерская запись:

Дебет 20 (25, 26, 29, 44…) Кредит 60 – зафиксированы затраты на ремонт основного средства.

Согласно пункту 3 ФСБУ 5/2019 «Запасы» (утвержденного приказом Минфина № 180н от 15.11.2019), покупка обогревателей классифицируется как производственные запасы:

Дебет счета 10 (субсчет «Инвентарь и хоз. принадлежности») Кредит счета 60 — Отражение поступления обогревателя на баланс.

Дебет счетов 26 (25, 44) Кредит счета 10 — Ввод обогревателя в эксплуатацию и его списание на затраты. Данная проводка отражает факт начала использования обогревателя и перенос его стоимости на расходы предприятия.