Бесконтрольное использование корпоративной карты руководителем может создать серьезные проблемы для компании

Почему именно бухгалтер может столкнуться с негативными последствиями, и как минимизировать эти риски?

 Представим ситуацию: директор не предоставил налоговым органам детализацию операций по корпоративной карте, которой расплачивался более 300 раз.

Пример из нашей практики. В ходе камеральной проверки расчета по взносам налоговая инспекция запросила у нашего клиента подтверждение расходов по корпоративной карте директора, предоставив список из более чем 300 операций, включая даже незначительные суммы. Директор совершал обычные траты: мелкие запчасти, канцтовары, курьерская доставка.

Несмотря на наши советы, глава компании отказался предоставить затребованную документацию, недооценивая всю серьезность сложившегося положения. Он лаконично отреагировал на запрос, заявив, что все финансовые операции совершались исключительно в целях деятельности компании и имеют подтверждение, и не счел нужным предоставлять скорректированную декларацию, не приложив никаких подтверждений. Как следствие, спустя две недели был выдан акт о начислении дополнительных страховых взносов и штрафных санкций. При этом, организация использовала упрощенную систему налогообложения, а ее годовой доход не превышал 4,6 миллиона рублей, что говорит о внимании контролирующих органов даже к небольшим предприятиям. И это не единственный прецедент, когда налоговая инспекция запрашивает детализацию транзакций по корпоративным платежным картам, и при отсутствии подтверждающих бумаг настаивает на выплате взносов и налога на доходы физических лиц.

«Видимо, вы напортачили в отчете».

Директор может решить, что причина доначислений – ошибки в отчетности бухгалтера. Однако, проблема заключается в другом: налоговые органы, обнаружив расходы по корпоративной карте в банковской выписке, запрашивают подтверждающие документы.

Инспекторы часто требуют полного раскрытия всех расходов по карте за определенный период, а не только «подозрительных» операций.

Подтверждение целевого характера расходов успокоит налоговые органы. В противном случае, расходы будут расценены как доход директора, что повлечет за собой уплату страховых взносов и НДФЛ.

Под пристальное внимание могут попасть компании любого размера и формы собственности.

Например, даже компании на УСН «доходы», не обязанные подтверждать расходы, должны быть готовы подтвердить целевое использование средств с корпоративной карты, чтобы избежать претензий по НДФЛ и страховым взносам (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 29.05.2025 по делу № А71-9639/2023).

Недостаточно просто ответить на запрос налоговой инспекции о разъяснениях. Важно понимать, что одних пояснений может быть недостаточно.

Во время камеральных проверок, как правило, инспекторы не имеют права требовать документы, за исключением пояснений (статья 88, пункт 3 НК РФ). Руководитель организации может ошибочно полагать, что на запрос пояснений достаточно дать короткий ответ, например: «Все расходы по карте были произведены в служебных целях, подтверждающая документация имеется, оснований для корректировки расчетов нет».

В некоторых ситуациях краткий ответ может быть вполне приемлемым. Однако, в случае с корпоративными картами, это не так. Инспекторы часто напоминают в запросах: «Во избежание начисления страховых взносов, налогоплательщик вправе предоставить подтверждающие документы в соответствии со статьей 88, пункт 4 НК РФ».

Налоговые органы могут запрашивать подтверждающие документы даже на незначительные суммы. Возникает вопрос, нужно ли предоставлять документы по каждой покупке или нет? Необходимо найти компромисс: вместо предоставления большого количества документов можно подтвердить наиболее крупные покупки.

Крайности – это полное отсутствие документов или предоставление чеков на каждую мелкую покупку.

Иногда, при подготовке ответа, становится ясно, что объем подтверждающих документов очень велик, а суммы незначительны. Инспектор, скорее всего, не будет возражать, если вместо чеков по мелким покупкам будет предоставлен реестр. Предоставление всех чеков и полное отсутствие документов являются крайностями, которых следует избегать. Не стоит бояться акта проверки, инспекторы составят его, если будут уверены, что организация не сможет подтвердить значительные суммы расходов. Если есть возможность оспорить какие-либо моменты, необходимо это сделать на этапе возражений.

Лучше заранее готовить документы, чтобы избежать их сбора при составлении возражений или ответе на повторный запрос. Инспекторы имеют достаточно времени для проверки НДФЛ и взносов. Камеральная проверка РСВ может неоднократно возобновляться.

Для организации объем требуемых документов может существенно увеличиться, если директор решит, что не обязательно своевременно отчитываться по расходам, оплаченным корпоративной картой, считая, что налоговой инспекции «достаточно» пояснений.

В ситуации, когда фискальные органы классифицируют персональные расходы, оплаченные корпоративной картой, как доход руководителя, компанию ожидают штрафные санкции и начисление пени. Помимо этого, по итогам аудита фирме будет вменен дополнительный налог, который был удержан неправомерно. Согласно законодательству (п. 10 ст. 226 НК, решение Арбитражного суда Поволжского округа от 01.07.2025 по делу № А57-3804/2024), организация должна покрыть его из собственных активов. Однако, данные суммы не квалифицируются как доход физического лица (абз. 3 п. 5 ст. 208 НК). Важно отметить, что уплаченный НДФЛ не будет учитываться в составе затрат при расчете налога на прибыль и при применении упрощенной системы налогообложения (согласно письму Минфина от 29.01.2020 № 03-11-09/5344).

Чтобы уменьшить риски, рекомендуется убедить директора реже использовать корпоративную карту. С августа 2025 года банк может заблокировать счет компании при подозрительных операциях по бизнес-карте. В таких случаях лучше использовать иные способы оплаты.